GROUPE RIFSEEP : 3

Vos activités principales

1/ Tâches administratives:

• Gère les appels téléphoniques : réception, filtrage, orientation, prise des messages

• Traite les courriels : messagerie nominative , messagerie fonctionnelle de la direction

• Anticipe, organise et gère les rendez-vous, réunions, repas de travail et déplacements (réservation de salles, de transport, bons de commande, frais de mission)

• Recueille les éléments et constitue les dossiers techniques en amont des rendez-vous et des réunions

• Rédige, saisit, diffuse comptes rendus, notes et courriers

• Enregistre, diffuse, suit et clôture les courriers signalés et les fiches de suivi du courrier (identification sous Elise)

• Classe et archive les dossiers et documents divers

• Met à jour des listes de contacts partagés

• Gère les vœux en début d’année (actualisation de la liste de diffusion, envoi des vœux, réponses aux vœux reçus)

• Coordonne et sécurise le suivi des parapheurs, contrôle le respect de la charte administrative et met à jour le tableau de suivi des parapheurs

2/ Assistante du directeur des études:

• Travaille en transversalité avec les assistantes du pôle des études

• Assiste le chargé de mission stratégie et prospective

3/ Mise en œuvre des conseils de perfectionnement et des commissions spécialisées (3/an):

• Met à jour les membres, leurs secrétariats et leurs coordonnées

• Prépare et met en forme les ordres du jour

• Prépare, met en forme et archive les rapports

• Prépare et diffuse les courriels de convocation, d’envoi des rapports, de la fiche logistique et des codes de connexion à distance

• Assure le suivi logistique (réservation et mise en place des salles, réservation des hébergements, déplacements et des navettes, bons de commande restauration, reprographie et sténotypie, demandes d’édition des codes de visioconférence et WIFI)

• Prépare la feuille d’émargement, les chevalets et le plan de séance

• Fait signer la liste d’émargement en début de séance et note les présents connectés à distance

• Suit et met à jour le rétroplanning du CPERF et le bilan de satisfaction de l’organisation interne du CPERF

• Met à jour les tableaux de suivi des coûts

• Compile et archive les ordres du jour et les procès-verbaux

4/ Visites:

Sous l’autorité de la cheffe de cabinet, organise et veille à la bonne mise en œuvre des visites d’autorités, d’élus et de délégations.

Votre environnement professionnel

Activités du service

  Le service de direction (Serdir) est le support de la direction de l’établissement, gestion quotidienne des activités administratives et logistiques liées à la direction. Il est le garant de l’action administrative de l’Ensosp.

Composition et effectifs du service

3 agents

Liaisons hiérarchiques

 cheffe du service de direction 

Directeur adjoint et directeur des études.

Liaisons fonctionnelles

  Interne: les entités de l’Ensosp.

  Externe: partenaires et interlocuteurs,DGSCGC, CNFPT, DDSIS.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques:

-Connaître l’environnement professionnel: niveau pratique à acquérir

-Avoir des compétences en informatique-bureautique :niveau maîtrise requis

-Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau pratique  requis

Savoir-faire :

-Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

-Savoir rédiger : niveau maîtrise requis

-Savoir s'organiser : niveau pratique requis

Savoir être:

-Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

-Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

-Savoir accueillir : niveau pratique requis

Autres :

 Logiciels: Elise, Octime,Eksaé

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

Poste qui prépare à occuper des missions à plus hautes responsabilités.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Régime horaire : 38 heures/semaine-16 jours ARTT-
• 29 jours CA.
• Continuité de service formalisée : permanence de 8h à 18h, pause méridienne de 12h30 à 13h30

• Parfaite maîtrise des devoirs de discrétion et de réserve

•  Expériences sur des missions similaires souhaitées

•  Bonne connaissance du milieu institutionnel de la sécurité civile

•   Esprit d'équipe, polyvalence, force de proposition

   

•  Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ;
•  Adhésion au CNAS et à l’amicale des personnels ;
•  Prise en charge d’une partie de la protection sociale complémentaire (PSC pour 15€) et de la restauration,

Qui contacter ?

La cheffe du cabinet, Mme Fanny Rolland Simonnet, 04 42 39 04 13 ;

Le chef de la division des ressources humaines, M Marc Lopez

recrutement@ensosp.fr    Tél: 04 42 39 04 71/75   

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2025

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à l'adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

et en parallèle : Candidature à adresser par mail : recrutement@ensosp.fr

 (CV, lettre de motivation) à :

Monsieur le Directeur de l'ENSOSP

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers

Division des ressources humaines

BP 20316 - 1070 rue du Lieutenant Parayre

13798 Aix-en-Provence cedex 3

Localisation administrative :

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers (ENSOSP)

Site d’Aix-en-Provence

1070 rue du Lieutenant Parayre - BP 20316
13798 AIX-EN-PROVENCE CEDEX 3

Cabinet

Service de direction

Emploi de Référence RMFP (codification RMFP pour publication): Assistante / Assistant de direction

Code fiche de l’emploi type 1 RMFP (nouveau) : ERDIR022

Domaine (nouveau): Direction et pilotage des politiques publiques

 Temps de travail sur emploi-type 1 :   100 %

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2) : Emploi-type libellé RIME/RMFPT/RMFPH (ancien):SECRETAIRE-ASSISTANTE/SECRETAIRE-ASSISTANT (FPE - FP2ADM04)

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :  FP2ADM04
 

Domaine ancien : ADMINISTRATION GENERALE

Temps de travail sur emploi-type 1 :   100 %

Date de mise à jour de la fiche de poste : 01/03/2025

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat : 

2° de l’article L332-2 

(anciennement 2 de l'article 4)