GROUPE RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Sous l’autorité du chef du service des affaires administratives, le gestionnaire administratif effectuera les missions suivantes :

Vous assurez la mise en œuvre et le suivi des actes administratifs du conseil d’administration de l’Ensosp en étroite collaboration avec le cabinet.

Vous assurez le suivi et la gestion des sinistres en liaison avec les assureurs.

Vous assistez le chef de service dans son rôle de conseil juridique du chef de la division :

- Aide à la rédaction de notes et de fiches juridiques en matière de conseil juridique.

- Aide à la sécurisation des actes administratifs et des procédures afférentes à l’Ensosp.

Vous organisez la mise en place des instances représentatives de l’École nationale, notamment la commission consultative en matière d’ordre intérieur, l’organisation des élections du conseil d’administration, la préparation et le suivi des délibérations du conseil d’administration.

Vous assurez l’élaboration et suivi du budget de la division.

Vous êtes référent(e) du logiciel « ELISE » de gestion des courriers, vous apportez votre soutien technique et vous jouez un rôle d’alerte auprès des services de la division.

Vous assurez également des missions classiques de secrétariat :

- Gestion des courriers ; accueil téléphonique et physique du personnel de l'Ensosp et des sociétés ;

- Saisie, mise en forme, vérification, préparation, suivi, classement, reprographie et transmission des dossiers ;

- Archivage des dossiers conformément à la réglementation en vigueur ;

- Commande des fournitures administratives pour la division ;

- Assurer les missions dans le cadre de la polyvalence du service.

Vous serez amené(e) à assurer l’intérim de l’autre gestionnaire du service des affaires administratives :

- Le traitement et le suivi des conventions ;

- Enregistrement des conventions dans le logiciel d’information financière ;

- Assure le lien entre l’Ensosp et le Contrôleur Budgétaire Régional (CBR) pour le visa des conventions, baux, etc.

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Gestion des conventions et des affaires administratives

Gestion des actes administratifs du conseil d’administration de l’Ensosp

Gestion des contentieux

Gestion des élections (instances)

Gestion des assurances et des sinistres

Gestion des commandes de fournitures administratives

Composition et effectifs du service :

La DAA est composée de :

9 personnes : 1 chef(fe) de division, 1 adjoint(e)

Service marché : 1 chef(fe) de service, 2 acheteurs(ses), 1 gestionnaire et 1 alternante

Service des affaires administratives : 1 chef(fe) de service, 2 gestionnaires

Liaisons hiérarchiques :

  Chef(fe) du service des affaires administratives (N+1)

  Che(fe) de la DAA  (N+2)

Liaisons fonctionnelles :

Relations avec les agents de l'ENSOSP, les SDIS, les experts et les entreprises privées, autres administrations et établissements.
 

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

 Avoir des compétences juridiques : niveau pratique à acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique   à acquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir s'organiser : niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau initié requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise à acquérir

Savoir appliquer la réglementation : niveau initié à acquérir

Savoir analyser : niveau initié requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Savoir s’adapter : niveau pratique à acquérir

Savoir accueillir : niveau pratique requis

Savoir communiquer : niveau pratique requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

- Acquisition de nouvelles connaissances liées à la spécificité de l’établissement public.
- Approche du travail dans un cadre de polyvalence et de forte transversalité permettant d’envisager des passerelles avec des futurs postes à dominante budgétaire, comptable et commande publique.

 Durée attendue sur le poste : 3 ans

Date de mise à jour de la fiche de poste : 21/01/2025

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

 Régime horaire : 38 heures-16 jours ARTT-  29 jours CA.

Le site sécurisé d’Aix-en-Provence est situé à proximité des axes autoroutiers D9, A8, A7. Il propose une restauration administrative avec participation attractive de l’employeur et des places de parking garanties.

De nombreux avantages liés au cadre de travail sont proposés aux agents : télétravail possible à hauteur de 1 jour / semaine, des offres loisirs sports et cultures attrayantes pour tous les agents (l’Ensosp est adhérente au CNAS), des installations sportives modernes à disposition du personnel (gymnase, pistes d’athlétisme, terrains, etc.).

Qui contacter ?

Chef DAA : 04 42 39 04 81 

Adjointe chef DAA : 04 42 39 04 82

Chef du service des affaires administratives : 04 42 39 04 85

Cheffe DRH M.  Marc Lopez: 04 42 39 04 71/75

recrutement@ensosp.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2025 

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-
2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulairede-
mobilite-fevrier-2023.pdf

et Candidature à adresser par mail : recrutement@ensosp.fr
(CV, lettre de motivation) à :
Monsieur le Directeur de l'ENSOSP
École Nationale Supérieure des Officiers de Sapeurs-Pompiers
Division des ressources humaines
BP 20316 - 1070 rue du Lieutenant Parayre
13798 Aix-en-Provence cedex 3

Localisation administrative : 

Ecole nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers (ENSOSP)
Secrétariat général (SG)
Division des affaires administratives (DAA)

1070 rue du Lieutenant Parayre- BP20316
13798 AIX-EN-PROVENCE CEDEX 3 

Emploi de Référence RMFP (codification RMFP pour publication) :Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) :  ERUSA009

 Domaine  nouveau: Relation à l'usager
Temps de travail sur emploi-type 1: 100%

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2): GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF (FPE - FP2ADM03)  

Domaine  ancien : ADMINISTRATION GENERALE    

Code fiche de l’emploi-type 1 (REMI):  FP2ADM03

Temps de travail sur emploi-type 1 : 100%

Le poste est-il ouvert aux contractuels ? Oui

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat :

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)