Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la chefferie de cabinet, l’assistant(e) de direction affecté(e)  au secrétariat particulier de la directrice est chargé(e) d’assister la directrice et son adjoint dans l’organisation quotidienne de leur travail.

Il/elle est notamment chargé(e) de :

La tenue et de la fiabilité de l’agenda

- gestion des agendas de la directrice et de son adjoint,

- gestion des réunions (invitations, réservation et mise en place des salles, gestion de la visioconférence),

- organisation des déplacements de la directrice et de son adjoint en liaison avec les chauffeurs.

 La gestion du courrier et de la boite mel électronique fonctionnelle du secrétariat

- traitement et suivi des courriers entrants et sortants dans l’outil couPPol, en lien avec le bureau du courrier,

- traitement, suivi et archivage des courriels de la messagerie fonctionnelle,

 L’accueil physique et téléphonique

- réception des appels téléphoniques et filtrage des interlocuteurs,

- accueil des rendez-vous et invités de la direction,

Pour garantir un accueil de qualité, il/elle pourra également apporter des informations de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.

 L’agent sera également appelé à gérer les commandes de fournitures bureautiques et de papeterie auprès du département immobilier et conditions de travail du secrétariat général et à gérer les tickets GLPI de la direction.

 L’assistant (e) de direction pourra apporter un renfort ponctuel sur les autres missions transversales du cabinet, comme la prise de note ou la relecture et la mise en forme de documents administratifs, dans le respect de la charte graphique.

 Il/elle travaille en binôme avec un autre agent chargé des mêmes missions.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le cabinet a pour mission principale de centraliser et fluidifier la coordination interne entre les services de la DILT et les services extérieurs de la direction. Il est le service « facilitateur » de la direction et doit garantir le cœur de métier de la DILT, qui se positionne comme une direction au service des autres entités de la préfecture de police.

Le cabinet est identifié comme la porte d’entrée pour le cabinet du préfet SGA et les directions/services clients de la DILT.

Il est chargé des rendez-vous et des dossiers à préparer, en lien étroit avec le service du pilotage et de la gouvernance (SPG), de la bonne organisation et tenue des réunions du comité de direction, des questions protocolaires et honorifiques et de la communication interne et externe.

Au quotidien et au sein du cabinet, le secrétariat particulier est chargé de l’agenda de la directrice et de son adjoint, de la bonne organisation des rendez-vous et de la bonne tenue des réunions. Il prend en charge la gestion de la messagerie fonctionnelle dédiée au secrétariat.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité, implication, loyauté et discrétion.

Poste soumis à un régime horaire hebdomadaire de 39 h générant 22 jours d'RTT

Composition et effectifs du service

Le secrétariat particulier est composé de 2 assistant(e)s. Il est situé au sein du cabinet de la directrice de l’innovation, de la logistique et des technologies constitué de 19 agents, une équipe mixte composée de personnels administratifs et de personnels actifs de la police nationale.

Liaisons hiérarchiques

Le chef de cabinet et la direction (la directrice et le directeur adjoint).

 Liaisons fonctionnelles
Le cabinet du préfet de police, le cabinet du préfet SGA, les directions actives et administratives de la préfecture de police, l'ensemble des services de la DILT ainsi que les services du ministère de l'intérieur et de l'outre-mer.

Descriptif du profil recherché:

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel-niveau maîtrise-requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique-niveau maîtrise-requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe-niveau expert-requis

Savoir s'organiser-niveau expert-requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines-niveau maîtrise-requis

savoir accueillir-niveau pratique-requis

savoir s'adapter-niveau maîtrise-requis

savoir s'exprimer oralement-niveau maîtrise-requis

savoir communiquer-niveau maîtrise-à acquérir

Vos perspectives :

Ce poste permet d’acquérir une bonne connaissance en gestion de projet et la connaissance fine du périmètre préfecture de police, compte tenu de la diversité des sujets traités.

Poste transversal qui nécessite réactivité et capacités d’adaptation. Il ouvre des perspectives d’exercice de responsabilités élargies, pour optimiser le développement d’une carrière.

 
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation géographique :

PP-DILT -66, boulevard de l'hôpital - 75013 PARIS

Date limite de candidature: 31/12/2024

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

pp-dilt-sg-drh-recrutement@interieur.gouv.fr

 
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERDIR022 – Assistante/Assistant de direction

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM004A

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat :

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)