Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Le secrétariat du directeur de cabinet assure les missions suivantes :

Traitement des contacts du directeur de cabinet (gestion des agendas, organisation et coordination des audiences et des déplacements)
Accueil physique et téléphonique 
Liaisons tant avec les services de la préfecture que les services extérieurs 
Enregistrement du courrier du corps préfectoral
Secrétariat (dactylographie, mise en forme de documents adressés par les services extérieurs)
Rédaction de courriers et traitement de dossiers ponctuels
Gestion du tableau des permanences et des congés des sous-préfets
Chorus - Suivi des frais de déplacements des chauffeurs du corps préfectoral

Ces missions peuvent également être assurées par intérim pour les autres membres du corps préfectoral (Préfet et Secrétaire général) en cas de besoin ou d’accroissement d’activité.

Le ou la titulaire du poste pourra également être amené.e à assumer ponctuellement les tâches suivantes en lien avec le bureau de la représentation de l’État

Rédaction des accusés réceptions pour les courriers reçus au niveau du cabinet
Vérification des éléments de moralité dans le cadre des propositions de médailles (MACD, jeunesse et sport etc.)

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Secrétariat, liaison avec les services, représentation de l'Etat et vie politique :

- Organisation des visites officielles /cérémonies/protocole
- Constitution des dossiers et préparation des discours
- Gestion des distinctions honorifiques/interventions

Composition et effectifs du service

 Liaisons hiérarchiques

 Responsable hiérarchique : Directeur de cabinet

 Liaisons fonctionnelles

Sur les missions relevant du Bureau de la Représentation de l'Etat (accusés-réceptions et médailles), le ou la titulaire du poste agira sous l’autorité fonctionnelle de la cheffe du bureau de la représentation de l’État.

 Le ou la titulaire du poste entretient par ailleurs des liens avec tous les services de la préfecture – Les directions départementales interministérielles – les autres services extérieurs – Les services ministériels

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Bonne connaissance de l’environnement administratif, grande disponibilité, discrétion

Afin d’assurer la continuité du service entre 8 heures et 19 heures, la présence d’un personnel doit être assurée sur chacun des créneaux suivants :

- de 8 h. à 16h.30

- de 9 h. À 17h.30

- de 10 h. à 19 h.

Qui contacter :

Concernant les fonctions métier :

M. le Directeur de cabinet : M. Pierre-Louis SIRE

pierre-louis.sire@charente-maritime.gouv.fr

Pour tout renseignement administratif :
sgc-mobilite-recrut-pref@charente-maritime.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures :

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

Personnels du ministère de l'Intérieur
Personnels externes

 https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique - niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel - niveau pratique - requis

 
Savoir-faire
Savoir s'organiser - niveau pratique - requis
Savoir travailler en équipe- niveau pratique - requis
Savoir rédiger- niveau pratique - requis

Savoir-être

Savoir s'exprimer oralement - niveau pratique - requis
Savoir s'adapter- niveau pratique - requis
Savoir accueillir - niveau pratique - requis
Avoir le sens des relations humaines- niveau maîtrise - requis

Vos perspectives

Préparation pratique aux concours

Acquisition d’une culture de l’interministérialité

Localisation administrative

Préfecture de la Charente-Maritime – 38 rue Réaumur – 17017 La Rochelle cedex01

Emploi fonctionnel :    Administration générale

Autre emploi type / Code fiche de l'emploi-type :

 ADM005A

Fondement juridique contractuel :

Poste ouvert aux contractuel(les) sur le fondement juridique de l’article L332-2-2 du code de la fonction publique Etat