RIFSEEP : 1

EMPLOI TYPE : ADM005A

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter : Pierre LARREY, secrétaire général : secretariat-general@ille-et-vilaine.gouv.fr

Vos activités principales

Secrétaire général :

- Assure l’accueil physique et téléphonique
- Gère les contacts du responsable : gestion de l’agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs 
- Planifie, organise et assure le suivi de réunions
- Rédige des courriers et constitue des dossiers administratifs (synthèse de documents)
- Traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d’affaires réservées
- Gestion des messageries fonctionnelle du secrétariat général
- Gestion des frais de réception et des frais de la résidence du secrétariat général
- Gestion des déplacements, réservations train et hôtel avec AMPLITUDES via CHORUS DT

 
Secrétariat préfets CSATE :
Suivi d’agenda, gestion de messagerie fonctionnelle des préfets CSATE, gestion des déplacements, réservations train et hôtel par AMPLITUDES via CHORUS DT

Secrétariat SGA, sous-préfet chargé de missions :
Suivi d’agenda, gestion de la messagerie fonctionnelle, gestion des déplacements, gestion téléphonique, réservations train hôtel par AMPLITUDES via CHORUS DT, gestion de centre de coûts
Gestion des frais de réception et des frais de la résidence du secrétaire général adjoint

spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Travail en binôme avec 2 tranches horaires : 08h00-16h30 // 10h00 – 18h30

Maîtrise des logiciels bureautiques : WRITER CALC – OPEN OFFICE – ICASSO – MAARCH – GRR – CHORUS DT

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – à acquérir

- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau pratique – requis

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau expert – requis

- avoir l'esprit de synthèse : niveau expert - requis

Savoir-être :

- s'avoir s'exprimer oralement  niveau maîtrise – requis

- savoir s’adapter : niveau expert – requis

- avoir le sens des relations humaines : niveau expert – requis

- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

votre environnement professionnel

Activités du service

 - Gestion des contacts ; gestion des appels téléphoniques
- Gestion du courrier ; gestion parapheurs ; courrier réservés ; gestion de la messagerie
- Gestion des absences ; gestion des déplacements ; gestion des réceptions
- Gestion des salles de réunion ; classement des documents – Archivage numérique

 Composition et effectifs du service

 Le secrétaire général, le secrétaire général adjoint et 2 assistantes

 
Liaisons hiérarchiques

 Le secrétaire général, le secrétaire général et des préfets CSATE

Liaisons fonctionnelles

 Tous les services de a préfecture, les services extérieurs DDI, les élus, tous publics

durée sur le poste : 3 à 5ans

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.