Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

Sous l’autorité du chef de bureau, il est attendu de l’adjoint de  :

participer à l’organisation du service, notamment à la mise à jour des fiches de procédure et à l’élaboration de statistiques relatives à l’activité ;
assurer l’intérim du chef de bureau en son absence.

Le bureau du cabinet est organisé en 4 pôles.

En binôme avec le chef de bureau, l’adjoint est en charge du pôle protocole et évènements et du pôle chauffeurs et huissiers, avec soutien ponctuel des agents. A ce titre, ils doivent :

organiser et conduire les cérémonies et évènements en préfecture ;
participer, en lien avec les partenaires locaux, à l’organisation des cérémonies commémoratives ;

assurer le suivi des personnes naturalisées dans le département, en lien avec la plateforme interdépartementale de Lyon, afin d’organiser les cérémonies d’accueil dans la nationalité française.

préparer les dossiers de représentation de l’État, notamment rédiger les discours du préfet, ainsi que les notes et éléments de langage à destination des membres du corps préfectoral ;

participer à l’organisation des visites officielles, en lien avec le directeur de cabinet , le directeur des sécurités et le service communication ;

superviser le chef de garage et les trois chauffeurs huissiers et participer à l’élaboration de leurs plannings.

En lien avec les agents référents des deux pôles concernés, il est attendu de l’adjoint de  :

 
pôle interventions et suivi de la vie politique :

superviser le suivi des interventions ;

gérer les dossiers complexes en lien avec le chef de bureau ;

participer activement au suivi de la vie politique du département ;

participer au suivi politique des élections (nuances politiques, sélection des bureaux de vote test, prévisions électorales, rapport d’ensemble, remontée des taux de participation et estimation de résultats, soirées électorales), en lien avec les membres du corps préfectoral.

pôle distinctions honorifiques :

superviser les différentes instructions, notamment par le ciblage des prospections pour les grands ordres nationaux ;

superviser le suivi des dossiers ;
participer à la rédaction des notices et mémoires des grands ordres nationaux.

Votre environnement professionnel


Activités du service

Le bureau du cabinet est rattaché au directeur de cabinet du préfet de la Loire. Il est composé de quatre pôles :

pôle protocole et évènements ;
pôle chauffeurs et huissiers ;
pôle interventions et suivi de la vie politique ;
pôle distinctions honorifiques.

Composition et effectifs du service

1 A, chef de bureau
3 B dont l’adjoint au chef de bureau
4 ATP dont le chef de garage

Liaisons hiérarchiques

Chef de bureau

Liaisons fonctionnelles

Membres du corps préfectoral
Tous les services de la préfecture
Tous les services déconcentrés de l’État
Le service départemental de l’office national des combattants et victimes de guerre

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Rigueur, réactivité et capacité d’adaptation pour veiller à répondre aux différentes sollicitations dans les délais impartis ;
Devoir de confidentialité et de discrétion sur les dossiers traités ;
Disponibilité les jours de cérémonies (environ 10 par an) et soirées électorales (suivant calendrier) et en cas de pics d’activité.

 
Contacts réguliers avec les membres du corps préfectoral et l’ensemble des services ;
Excellentes qualités rédactionnelles attendues ;
Posture à adapter au contexte de la mission, et excellentes qualités relationnelles requises ;
Manutention occasionnelle dans le cadre de l’organisation des cérémonies.

 
Régime horaire : 38 heures (7h36 par jour ou 38h30 soit 7h42 par jour, avec plages variables) ;
Une partie des missions est télétravaillable une fois l’agent formé (télétravail flottant uniquement).

Vos compétences principales mises en œuvre

 
Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en bureautique et outils collaboratifs - niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences juridiques - niveau pratique - à acquérir
Connaître les règles du protocole - niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire

Savoir rédiger - niveau expert - à acquérir
Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
Avoir l'esprit de synthèse - niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir - niveau maîtrise - à acquérir
Savoir analyser - niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter - niveau expert - à acquérir
Savoir travailler en équipe - niveau pratique - requis

Savoir communiquer - niveau maîtrise - à acquérir

Vos perspectives :

Poste transversal qui permet d’être en relation avec tous types de destinataires internes et externes à la préfecture, donnant une vision de l’administration territoriale de l’État et permettant une évolution professionnelle sur différents postes ou une présentation au concours pour accéder à la catégorie supérieure.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de la Loire / Cabinet / Bureau du cabinet

2 rue Charles de Gaulle - 42022 SAINT ETIENNE CEDEX 1

Domaine(s) fonctionnel(s)

Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Affaires réservées et protocole / AM121

Distinctions honorifiques / AM124

2° de l’article L332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique