Vos activités principales

Le ou la secrétaire joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du service.

 
Pour se faire, l’agent est chargé de:

 
Accueil et information :

- L’Accueil du public (physique et téléphone), des entreprises et partenaires professionnelles

- La Mise en relation et suivi de la prise en charge de l’appel, entrant ou sortant.

- Le Renseignement de premier niveau.

- La Gestion des demandes d’intervention du service (GLPI, boite fonctionnelle) : Analyse de la demande, enregistrement et transmission au bureau concerné

- L’enregistrement des messages et transmission

Secrétariat :
- La réception du courrier reçu, tri et distribution

- Le suivi des courriers: mise à la signature, copie et expédition

- La rédaction de courriers, rapports, et comptes rendus, notes pour le service

- Le suivi et archivage des dossiers

 
Missions spécifiques :

Comptabilité – Finances:

- Saisie des expressions de besoin, suivi des demandes d’achats et bons de commande

 
RH:

- Suivi des horaires, demande de CA sur le logiciel CASPER pour le service

Bilan et rapports d’activités:

 
- Etablit des rapports d’activités, avec des indicateurs de qualité et couts en lien avec les bureaux

Gestion administrative des véhicules: En lien avec le gestionnaire de parc auto

- Carburant, consommables, édition des moyennes et ecarts

- Livrets de conduite, règlement d’utilisation

- Suivi de la procédure d’attribution: chauffeurs, permis, autorisations de conduite, suivi des accidents, etc…

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le Secrétariat Général Commun, nouvelle direction mise en place dans le cadre de la nouvelle Organisation Territoriale de l’Etat, regroupe l’ensemble des missions support pour la préfecture et toutes les autres directions du département de Mayotte. Par l’intermédiaire de contrats de service, le SGC s’engage à apporter le service demandé par les différentes directions pour leur fonctionnement quotidien.

Composition et effectifs du service

Le service est composé de 46 agents sur différents sites

 
Liaisons hiérarchiques

Le chef du service de Immobilier et Logistique

Les chefs de bureau (Accueil-Courrier / Moyens / Gestion Immobilière)

 
Liaisons fonctionnelles

Les autres services du SGC

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Qui contacter pour des informations?

 
Bertrand WALTER, Adjoint au chef du Service Immobilier et Logistique : bertrand.walter@mayotte.gouv.fr

Formations et expériences requises :

Formation en gestion administrative, secrétariat, expériences significative similaires dans d’autres services, collectivités ou entreprises

Durée attendue sur le poste : 2 à 3 ans

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

- Procédures internes et engagements de service en matière de relation usager
- Techniques de communication
- Techniques de gestion des conflits
- Utilisation des outils bureautiques et systèmes d’information spécifiques (Excel, word, GLPI, CASPER, etc...)
- Etablir des tableaux de bord
- Parler le shimaore et/ou Kibushi (Un plus)
Autre :

Savoir-faire

- Expliquer
- Gérer un conflit
- Prioriser
- Rédiger une lettre, un document, une note , un rapport
- Reformuler une demande
- S’exprimer à l’oral

Savoir-être

- Être à l'écoute
- Sens de la pédagogie
- Capacité d'adaptation
- Maîtrise de soi
- Autonome

Vos perspectives :

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique