Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Gestion de l’agenda avec autonomie et discernement :
- saisie en autonomie des réunions du Sous-préfet et mise à jour dans logiciel OBM
- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- participation à la réunion encadrement du Sous-préfet
- communication permanente au chauffeur des changements d’agenda
- confirmation de présences aux diverses réunions
- réservations pour les déjeuners
- réponses divers courriers

Etablissement du programme hebdomaire des déplacements :
- préparation programme et gestion des modifications de dernière heure
- réservation des déplacements en train, avion et réservation nuitée d’hôtel puis établissement des fiches de remboursement des frais de déplacement dans Chorus DT

Gestion des appels :
- filtrage des communications
- redirection vers les interlocuteurs adéquats
- appels internes et externes sur demande autorité

Messagerie :
- gestion de la messagerie reservée aux usagers et redirection vers les services concernés
- veille de la messagerie du Sous-préfet et redirection vers chefs de bureaux, édition des documents pour mise à la lecture
- gestion messagerie du secrétariat, invitations réunions, déjeuners et réceptions : transmission pour décisions et réponses

Gestion des frais de représentation et budget résidence :
- gestion tableau de suivi des frais de représention du Sous-préfet
- gestion tableau suivi frais de résidence
- saisie des dépenses dans logiciel cartes achats

Divers :
- mise à jour des contacts du Sous-préfet
- suivi des dossiers : ajout de dernière minute
- saisie des évaluations du Sous-préfet
- accueil des invités (installation et café)
- mise à jour base de données et expédition des cartes de vœux du Sous-préfet
- saisie et transmission demandes absences du Sous-préfet
- commandes traiteur pour réception à la résidence du sous-préfet
- information du personnel de résidence et soutien pour organisation

Votre environnement professionnel:

 Activités du service :
Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture

 Composition et effectifs du service :
La Cellule Ressources et Appui est composée de 7 agents de catégorie C

 Liaisons hiérarchiques:
Le Sous-préfet – La Secrétaire Générale

 Liaisons fonctionnelles:

Les Membres du Corps préfectoral – La totalité des services extérieurs de l’État – La totalité des bureaux de la Sous-préfecture, les services de la préfecture, collectivités locales, services de police et de gendarmerie.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

 Spécificités : Poste exigeant de la disponibilité, de la discrétion, de la réactivité, de l’organisation, de l’autonomie, l’esprit d’iniative et le sens des relations humaines. Contraintes horaires

Qui contacter?

Pour les informations relatives au poste:

Le Sous-préfet – La secrétaire générale

04-42-86-57-10

Pour les informations relatives à la procédure de recrutement:

sgc-srh-mobilite@bouches-du-rhone.gouv.fr

Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Connaissances techniques:

- Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences en informatique et bureautique niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis

Savoir-faire:

- Savoir s'organiser niveau expert requis

- Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis

- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Savoir-être:

- Avoir le sens  des relations humaines niveau expert requis

- Savoir s'exprimer oralement niveau expert requis

- Savoir s'adapter niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Sous-Préfecture d'Istres

Avenue des Bolles – CS 60004 – 13800 ISTRES

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).