Assistante -gestionnaire administratif au Service du cabinet

RIFSEEP : 3

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

La cheffe de cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr

La cheffe de pôle affaires institutionnelles et protocolaires : pauline.crevat@ille-et-vilaine.gouv.fr

Vos activités principales

Sous l’autorité de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste assure les missions suivantes :

1 –Suivi du budget du cabinet

 
2 –- Réservation trains et hôtels et enregistrement des frais de déplacement via CHORUS DT pour le périmètre du Cabinet en binôme avec l’assistante du directeur de cabinet.

 
3- Suivi et rédaction des notes hebdomadaires de permanence

 
4 – Appui à l’organisation des voyages officiels et cérémonies d’ampleur (8 mai, 13 juillet et 11 novembre)

 
5- Appui à la gestion et à la rédaction de réponses aux courriers émanant des particuliers

 
6 -Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation

 
7. Appui aux différents dossiers gérés par le BRE

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Diversité des domaines d’intervention et des sujets traités

- Polyvalence, réactivité, adaptabilité et disponibilité (déplacements possibles en dehors des heures ouvrables)

 
- Télétravail possible conformément à la réglementation en vigueur et sous réserve des nécessités de service

Connaissances techniques :

- avoir des compétences en informatique/bureautique

 - connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis

- avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau maîtrise-à acquérir

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau expert– requis

- savoir appliquer la réglementation : niveau pratique - requis

- savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

- savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis

Savoir-être :

 - avoir le sens des relations humaines :  requis

- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la direction des sécurités.

Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication interministérielle.

 
Composition et effectifs du service

5 cadres A – 3 cadres B – 9 cadres C

- Pôle secrétariat particulier : 3 agents

- Pôle conducteurs : 3 agents

- Pôle affaires institutionnelles et protocolaires : 4 agents

- Pôle communication interministérielle : 3 agents

 
Liaisons hiérarchiques

Chef de cabinet, cheffe du pôle affaires institutionnelles et protocolaires

Liaisons fonctionnelles

Membres du corps préfectoral, élus, collectivités territoriales, services de la préfecture et des sous-préfectures, Directions départementales et régionales, forces de l’ordre et de secours.

Emploi type : Assistante d'administration générale

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.