Groupe RIFSEEP : 1

Le/la secrétaire-assistant(e) assure le secrétariat du sous-préfet, Secrétaire général de la préfecture, et contribue au bon fonctionnement quotidien de son activité.

Il/elle constitue un point d’appui essentiel dans l’organisation de l’agenda, la gestion des sollicitations, le suivi des dossiers et la préparation des réunions et déplacements.

Compte tenu de la nature du poste, il/elle est amené(e) à être en contact avec les services de la préfecture, les sous-préfets, les élus, les administrations, les partenaires institutionnels ainsi qu’avec différents interlocuteurs extérieurs.

Le poste requiert un sens élevé de la confidentialité et de la réserve, ainsi qu'une capacité à évoluer dans un environnement caractérisé par des priorités susceptibles d'évoluer rapidement.

La réussite dans ce poste repose à la fois sur l’exécution de tâches de secrétariat et sur la capacité à être un véritable point d’appui dans l’organisation quotidienne du Secrétaire général : savoir anticiper, alerter au bon moment, faciliter les relations avec les interlocuteurs, sécuriser les échéances et permettre au responsable de se concentrer sur ses missions stratégiques.

Vos activités principales :

Gestion de l’agenda et organisation de l’activité

Assurer la tenue et la mise à jour de l’agenda du Secrétaire général.

Organiser les rendez-vous, réunions, visioconférences et déplacements.

Identifier les éventuelles difficultés d’agenda et proposer des arbitrages ou solutions d’organisation.

Veiller à la bonne articulation de l’agenda avec celui du préfet, des sous-préfets et des principaux responsables de la préfecture.

Secrétariat et gestion des sollicitations

Assurer l’accueil téléphonique et, le cas échéant, physique des interlocuteurs.

Réceptionner, filtrer et orienter les appels, courriels et sollicitations.

Assurer la transmission des informations aux services et interlocuteurs concernés.

Préparer et mettre en forme courriers, notes, tableaux, comptes rendus et documents administratifs.

Assurer le classement, l’archivage et la conservation des documents du secrétariat.

Veiller au suivi des parapheurs et des documents soumis à signature.

Préparation et suivi des réunions

Préparer en lien avec les services les réunions présidées ou animées par le Secrétaire général.

Assurer les convocations et la diffusion des ordres du jour.

Appui au suivi des dossiers

Assurer le suivi administratif de dossiers confiés par le secrétaire général.

Relancer les services lorsque cela est nécessaire et signaler les échéances importantes.

Alerter le secrétaire général sur les échéances, difficultés ou sollicitations nécessitant son attention.

Relations avec les interlocuteurs institutionnels

Assurer une interface de qualité avec les services de l’État, les collectivités territoriales, les élus et les partenaires de la préfecture.

Répondre aux sollicitations avec professionnalisme et discernement.

Faciliter la circulation de l’information entre le Secrétaire général et ses différents interlocuteurs.

Contribuer à l’image de sérieux, de disponibilité et de qualité de service de la préfecture.

Liaisons hiérarchiques

Secrétaire Général de la préfecture – Sous-Préfet de l'arrondissement d'Angers

Liaisons fonctionnelles

Secrétariats particuliers du corps préfectoral

Directeurs, Chefs de bureau de la préfecture

Directeurs Départementaux Interministériels

Particularités du poste :

Le poste implique une forte proximité avec le Secrétaire général et nécessite, à ce titre, une grande confiance réciproque.

Il suppose une capacité à s'adapter à des modifications fréquentes de programme et à respecter la confidentialité des informations auxquelles le/la titulaire peut avoir accès.

Qui contacter ? 

M. le Secrétaire Général - raymond.yeddou@maine-et-loire.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

CV, lettre de motivation et formulaire de mobilité obligatoires.

Compétences attendues :

Compétences techniques :

Maîtrise des techniques de secrétariat et d’organisation.

Maîtrise des outils bureautiques et numériques.

Qualités rédactionnelles.

Capacité à organiser et hiérarchiser de nombreuses informations.

Aptitude à assurer un suivi rigoureux des échéances et des dossiers.

Savoir-être :

Discrétion et respect de la confidentialité.

Sens aigu de l’organisation et de la rigueur.

Réactivité.

Capacité d’anticipation.

Fiabilité et sens des responsabilités.

Très bonnes qualités relationnelles.

Courtoisie et maîtrise de soi, y compris dans des situations de forte sollicitation.

Loyauté et sens du service public.

Autonomie, tout en sachant rendre compte et solliciter un arbitrage lorsque nécessaire.

Capacité d’adaptation et souplesse dans l’organisation du travail.

Une attention particulière sera portée aux qualités suivantes :

Fiabilité et discrétion

Capacité d’anticipation

Organisation et rigueur

Réactivité et gestion des priorités

Qualités relationnelles et sens de l’accueil

Autonomie et capacité à rendre compte

Loyauté et sens du service public

Aptitude à instaurer une relation de confiance durable avec le responsable

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de Maine-et-Loire

Secrétariat Général

Place Michel Debré

49934 Angers Cedex 9

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ADM005A

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique, 2° de l’article L332-2.