Vos activités principales :

Sous l’autorité de la cheffe de la section courrier & intervention, l’adjoint(e) est chargé(e) de traiter les courriers et les courriels adressés au ministre d’État, ministre des outre-mer par les particuliers, les parlementaires ou les élus, les associations, les entreprises, ... etc.

 Les courriers et les courriels dont la rédaction est confiée à la section, se caractérisent par leur grande variété tant sur la forme (accusé de réception, réponse sur le fond, remerciements, réponse aux invitations) que sur le fond (politiques publiques du ministère des outre-mer).

 A ce titre, il (ou elle) a pour mission de :

- analyser les courriers et courriels reçus,

- rechercher des éléments de réponse sur différents supports (sites internet, intranet du ministère, …) ou auprès de divers interlocuteurs,

- rédiger des projets de réponse à la signature du ministre ou de la cheffe de cabinet, dans un délai optimum,

- renseigner le logiciel de traitement de courrier MAARCH,

- d’effectuer une veille d’activité sur les sujets du ministère des outre-mer,

- possibilité de suggérer des lettres-type,

- être le garant de la qualité des réponses aux courriers et aux courriels sous le contrôle de la cheffe de la section ou de son adjoint.

 En l’absence du gestionnaire courrier, il (ou elle) peut :

- réceptionner et distribuer le courrier arrivé, adressé au 27 rue Oudinot (8 entités : LADOM, DGOM, RSMA, CIPDR, …),

- enregistrer les courriers et les courriels adressés au ministre d’Etat, ministre des outre-mer,

- effectuer la gestion et le suivi des réunions interministérielles (RIM-CAB)

Par ailleurs, l’adjoint(e) à la cheffe de section supplée et appuie la cheffe de la section :

- dans l’activité d’encadrement des agents et d’animation de la section,

- sur le champ de l’administration fonctionnelle du logiciel de traitement de courrier MAARCH en assurant le suivi et l’assistance à l’utilisateur (membres et agents du Cabinet + agents du BDC).

Votre environnement professionnel :

 · Activités du service :

Le bureau du cabinet (BDC) apporte un appui au cabinet du ministre d’Etat, ministre des outre-mer.

 Ses principales missions sont :

- d’assurer la gestion des ressources humains de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,

- d’assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers et des courriels au cabinet du ministre

- d’assurer la gestion des courriers des élus, des particuliers, des entreprises, des associations ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,

- de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,

- d’instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques.

Contraintes en termes de respect de délais notamment dans le cadre d'un remaniement ministériel

Période de forte activité (annonce médiatique, actualités, …)

Réactivité

Adaptabilité, rigueur et discrétion

Secret de la correspondance

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis

Savoir analyser : niveau maîtrise requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Groupe RIFSEEP : 2

Vos perspectives :

Ce poste permet d’acquérir des bases solides en rédaction administrative et la connaissance des sujets ultramarins ainsi que celle du fonctionnement de l’administration. C’est un atout dans le cadre de la préparation aux examens et concours administratifs pour accéder à un niveau de responsabilité plus important.

 Durée attendue sur le poste : 2 à 3 ans

·  Composition et effectifs du service

Le bureau du cabinet (BDC) est notamment composé d’un chef du BDC, de son adjoint et de cinq chefs de section.

La section courrier & interventions est composée 4 agents dont une cheffe de section (A), de sa/son adjoint(e) (B), d’un rédacteur (B) et d’une gestionnaire courrier (C).

 · Liaisons hiérarchiques

La cheffe de section

Le chef du BDC et de son adjoint

 · Liaisons fonctionnelles

1) Les services du ministère des Outre-mer

2) Les cabinets du Président de la République et du Premier ministre

3) Les autres cabinets ministériels

4) Les Parlementaires

5) Les personnalités politiques des outre-mer et de la métropole

2° de l’article L332-2 de code général de la fonction publique.