Assistante / Assistant de direction - gestionnaire courrier

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- l’accueil physique et téléphonique/filtrage

- la gestion des agendas et des déplacements du chef de service et de la cheffe de service adjointe

- la gestion, le traitement et le suivi des messages électroniques de la direction

- le traitement et l’enregistrement des courriers entrants et sortants sur le logiciel MAARCH avec une attention particulière sur la ventilation des courriers internes

- la rédaction, la mise en forme et la correction de documents administratifs

- la vérification du formalisme des écrits soumis à la direction

- l’organisation de réunions (convocations, préparations de dossiers, réservations de salle)

- les commandes de fournitures et de consommables

- l’élaboration, le suivi et l’archivage des dossiers de la direction

- la constitution et l’actualisation quotidienne du dossier d’astreinte

- la gestion des passeports du service en lien avec la DLPAJ

- le suivi et l’archivage des dossiers de la direction

- le soutien de l’état-major dans certaines tâches de secrétariat

 
Votre environnement professionnel :

 
Activités du service

Le service de la Protection assure au profit de personnalités françaises ou étrangères les missions de protection rapprochée et d’accompagnement de sécurité. Il met en œuvre les mesures nécessaires à la sécurité du Président de la République. Il contribue à l’organisation et à la sécurité des visites des hautes personnalités en France et à l’étranger, ainsi que des événements ou manifestations de grande ampleur ou auxquels participent de nombreuses hautes personnalités françaises ou étrangères.
Il assure la surveillance et la protection des bâtiments et emprises de l’administration centrale du ministère de l’Intérieur, sans préjudice des compétences du haut fonctionnaire de défense.
Il met à la disposition du ministre de l’Intérieur, de ses services et de certaines autorités gouvernementales des moyens automobiles.
Il est responsable de l’organisation des services d’honneur du ministère de l’Intérieur.

 Composition et effectifs du service
Le secrétariat pour l’administration générale est dirigé par un personnel de catégorie B et il est composé de deux adjoints administratif

 
Liaisons hiérarchiques

La secrétaire administrative de classe supérieure, cheffe du secrétariat pour l’administration générale

La contrôleuse générale, cheffe adjointe du SDLP

L’inspecteur général, chef du SDLP

Liaisons fonctionnelles

Externes et internes au service (Toutes les directions de la police nationale, de la Préfecture de police, du Secrétariat Général, les différents ministères et les partenaires du service)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Polyvalence, discrétion, disponibilité, bonne présentation.

Durée hebdomadaire de travail de 40h30 générant 29 jours de RTT

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

La cheffe du secrétariat pour l’administration générale : 01 45 64 47 61

ghislaine.laignel@interieur.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Formulaire_de_mobilit%C3%A9_2023_copie.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

 Avoir des compétences en informatique - bureautique

Niveau maîtrise / Requis

Connaître l'environnement professionnel

Niveau maîtrise / Requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser

Niveau maîtrise / Requis

Savoir travailler en équipe

Niveau maîtrise / Requis

Savoir rédiger

Niveau pratique / Requis

Savoir-être

Savoir communique

Niveau maîtrise / Requis

Savoir s'adapter

Niveau maîtrise / Requis

Avoir le sens des relations humaines

Niveau maîtrise / Requis

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent une bonne connaissance de l’organisation de la police nationale et de la gestion administrative d’un secrétariat de direction.

Ce poste permettra d’acquérir des compétences variées et donc d’évoluer vers d’autres emplois dans la police nationale ou au sein du ministère de l’Intérieur et des outre-mer.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Date limite candidature : 31/12/2024

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Ministère de l’Intérieur – Direction générale de la police nationale – Service de la protection

Adresse administrative : Place Beauvau 75 800 Cedex 08

Adresse géographique : 14/16 rue de Miromesnil 75 008 PARIS

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPDIR038 – Assistante/Assistant de direction

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : 50 %

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : FPLOG003 – Gestionnaire courrier

Temps de travail sur emploi-type 2 : 50 %

 
Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM005A – Assistante/Assistant de direction

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : 50 %

 
Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI): ADM003A – Gestionnaire courrier

Temps de travail sur emploi-type 2 : 50 %

Titre III du livre III du code général de la fonction publique - 2° de l'article L332-2