Secrétaire à l'état-major interministériel de zone à la préfecture de zone SGAMI Ouest

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

A – Activités de soutien administratif de l’EMIZ

Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications du service,

Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat de l’état-major interministériel de zone, réponses de premier niveau,

Gestion de l’agenda du CEMIZ : prise de rendez-vous, réponse à invitation, réservation de salles et organisation des déplacements (prises de contact, invitations, suivi des listes de présence et organisation logistique), réponses aux invitations,

Préparation des rendez-vous (collecte des éléments en amont auprès des services, constitution de dossiers),

Prise de notes, rédaction et envois de courriels,

Suivi des documents/parapheurs à la signature ou au visa du CEMIZ pour le préfet délégué,

Suivre l’activité et le planning des réunions, exercices de la zone et des activités de l’état-major et en assurer la mise à jour constante (tableau d’activité),

Préparer et organiser les réservations pour les réunions ou visioconférences demandées par le chef d’état-major, son adjoint et les chargés de missions.

Effectuer l’enregistrement des documents : navette de parapheur pour signature, chrono courriers arrivée et départ, notes, dossiers pour les autorités…), en lien avec les assistantes du préfet délégué.

Mise en forme et diffusion de documents pour les référents zonaux des spécialités de sapeurs-pompiers (convocations aux réunions zonales de spécialité),

Numériser et envoyer les états de présence mensuelle des SPVE du Centre opérationnel de zone aux SDIS concernés,

Assurer la mise à jour constante des listes de diffusion et des annuaires de l’EMIZ,

Tenir à jour un chrono et réaliser la publication des actes administratifs de la préfecture de zone relatif à l’activité de l’EMIZ sur les quatre régions administratives de la zone,

Planifier et participer aux réunions hebdomadaires de l’état-major et en établir le projet de relevés de conclusions en lien avec le chef d’état-major adjoint,

Gestion du chrono courrier départ et arrivée (scan, nommage de documents et enregistrement).

Assurer l’archivage papier et électronique du service.

B - Gestionnaire CHORUS-DT

Organiser et gérer les déplacements des agents de l’état-major y compris les personnels du COZ dans l’application CHORUS DT (25 agents) ;

Suivi de la boîte fonctionnelle déplacement de la préfecture de zone

Saisir les ordres de missions validés par la hiérarchie pour les déplacements des agents (missions et hors missions) et assurer le suivi des états de frais correspondants

Assurer la mise à jour des fiches profils et fiches voyageurs (départs et arrivées), en lien avec le Centre de services partagés Chorus régionalisé hors SGCD35

Veiller à proposer des solutions adaptées à chaque agent et au budget de en priorisant les réservations du pool de voitures et de vélos et en proposant des solutions alternatives (covoiturage, transports en commun…)

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique - à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau expert - requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter : niveau expert - requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer : niveau pratique - requis

Vos perspectives : possibilités d’évolution fonctionnelle au sein de la préfecture de zone SGAMI Ouest.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

L’assistante doit être capable de résistance au stress. Elle doit savoir prioriser les missions qui lui sont demandées, s’organiser de manière autonome et travailler dans l’urgence. Elle doit aussi faire preuve d’une grande polyvalence pour s’adapter à tout type de situation.

Qui contacter : l'adjoint opération ou le chef d’état-major interministériel de zone 02 21 68 32 42.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature sur le site :

FORMULAIRE DE MOBILITE + CV + LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRES pour titulaires et contractuels :

voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Fichiers_2025/Mobilit%C3%A9/Annexe%203%20-%20formulaire_Mobilit%C3%A9_DGAFP.pdf

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Etat-major interministériel de zone de défense et de sécurité Ouest-Préfecture de zone SGAMI Ouest

2 place Saint-Mélaine à Rennes (métro Sainte-Anne).

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le secrétariat de l’EMIZ est composé d’un ETP et d’un alternant. Il a pour mission l’appui administratif de l’EMIZ. Il a de nombreux contacts avec le cabinet du préfet délégué mais aussi avec le réseau des délégués ministériels de zone, des SDIS et des préfectures.

Composition et effectifs du service :

12 agents 11 A, 1 C et 9 militaires du COZ

Liaisons hiérarchiques :

Le CEMIZ et son adjoint

Liaisons fonctionnelles :

Cabinet du préfet délégué et bureau de la sécurité intérieure, services du ministère, SDIS et SIDPC des préfectures de la zone de défense, les représentants des ministères zonaux.

Fondement juridique : Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2