Vos activités principales :

1) Assurer le secrétariat du secrétaire général de la préfecture :

- gestion de l’agenda et des déplacements en lien notamment avec les conducteurs et le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle ;
- prise de rendez-vous et organisation de réunions ;
- constitution des dossiers ;
- prise d’appels et filtrage, accueil des invités extérieurs ;
- autres tâches administratives : gestion des permanenciers, organisation des congés, mise en signature de documents ;

2) Travailler en équipe avec les agents chargés du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet pour réaliser les missions relevant du secrétariat des autorités préfectorales :

- assurer, en leur absence ou selon les nécessités de service, le secrétariat du préfet ou celui du directeur de cabinet ;
- en lien avec le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle, participer au traitement des correspondances adressées aux autorités préfectorales : réception, numérisation, suivi etc.
- veille et traitement des adresses courriel fonctionnelles ;
- assurer la publication des actes réglementaires au recueil des actes administratifs ;
- conduire toute tâche administrative confiée par le supérieur hiérarchique en cas de nécessité de service.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Définies à l’annexe 6 du règlement intérieur : travail en brigade possible 8h15-16h15 ou 10h-18h
Discrétion, disponibilité, efficacité et loyauté. Appétence pour le travail en équipe.
Capacité à s’organiser ; sens de l’autonomie.

Votre environnement professionnel :

Activités du service : activités de secrétariat et d’assistance au corps préfectoral

Composition et effectifs du service : 3 agents

Liaisons hiérarchiques : secrétaire général de la préfecture et directeur de cabinet du préfet ; Préfet.

Liaisons fonctionnelles :

Internes : bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle, garage officiel, personnel de la résidence préfectorale, secrétariats des sous-préfets d’arrondissement.

Externes : secrétariats des directions départementales interministérielles et des autres services de l’État dans l’Ain ; secrétariat de la préfète de région et du SGAR.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

Acquérir de solides compétences organisationnelles sur une mission exigeante de secrétariat de direction.

Découvrir l’environnement professionnel de la préfecture et des services de l’État.

Une expérience réussie sur le poste de secrétaire des autorités préfectorales offre des perspectives de poursuite de carrière sur des postes administratifs variés, en préfecture ou dans d’autres services de l’État.

Groupe RIFSEEP : 1

Qui contacter :

- Virginie GUERIN-ROBINET – secrétaire générale

- Candice MULLETT - cheffe de cabinet, 04 74 32 30 12 candice.mullet@ain.gouv.fr

Pour candidater : liste des pièces à déposer sur le site :

- un CV

- une lettre de motivation

- la copie du diplôme le plus élevé (contractuel)

- le dernier arrêté d'avancement et/ou dernier bulletin de salaire (contractuel)

- le Formulaire Unique de Demande de mobilité (FUD) obligatoire pour tous les candidats sans distinction de recrutement.

Lien vers le FUD de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Ce poste peut être ouvert aux agents contractuels selon les dispositions du 2° de l'article L332-2 ou de l'article L332-7 du Code général de la fonction publique.