Groupe RIFSEEP : 2

Code RMFP : ERDIR022

Code REMI : ADM005A

Vos activités principales :

 
- Assister le cadre dirigeant dans l’organisation quotidienne de son travail,

- Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion des courriels,

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,

- Gérer, et organiser l’agenda du préfet (réunions, audiences, visites et déplacements, réponses aux invitations),

- Mettre en forme les correspondances ou les notes et en assurer le classement et l’archivage,

- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels, notamment dans le cadre de déjeuners de travail, dîner et autres évènements organisés par le préfet,

- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,

- Assurer l‘interface avec l’interne et l’externe.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le secrétariat particulier est en relation directe avec les services du cabinet, le personnel de la résidence pour l'organisation des cérémonies et autres manifestations qui se déroulent à l'Hôtel des Intendants, avec les conducteurs automobiles qui sont chargés du déplacement du préfet et de l'huissier qui s'occupe des audiences.

Composition et effectifs du service

2 secrétaires particulières

Liaisons hiérarchiques

Préfet

Liaisons fonctionnelles

Préfet- directrice de cabinet

Le poste présente beaucoup d'attraits: relations avec les élus, avec les services extérieurs, avec des particuliers, beaucoup de contacts téléphoniques que ce soit pour l'agenda, les réunions, les audiences et les invitations.

Il demande,en revanche, une grande disponibilité (organisation en pool pour gérer les amplitudes horaires), de la discrétion, de la réactivité, et de la diplomatie.

Vos perspectives : Apporter un soutien logistique efficace à l'autorité préfectorale. Ce poste demande une forte réactivité pour répondre à de nombreuses sollicitations particulièrement variées, est souvent dictée par l'actualité. Il demande aussi un grand savoir faire organisationnel.

Savoir-faire :

- Mettre en forme un document, maîtrise requis

- Archiver, maîtrise requis

- Diffuser une information, une publication, maîtrise requis

- Organiser une réunion, maîtrise requis

- Prioriser, maîtrise requis

- Rédiger un acte juridique, pratique requis

Savoir-être :

- Sens de l’organisation, maîtrise requis

- Réactivité, maîtrise requis

- Faire preuve de discrétion, maîtrise requis

- Sens des relations humaines, maîtrise requis

Connaissances :

- Bureautique et outils collaboratifs, maîtrise requis

- Applications informatiques métier, maîtrise à acquérir

- Classement, archivage, pratique requis

- Techniques de secrétariat, maîtrise requis

- Environnement administratif, institutionnel et politique,  maîtrise requis

Qui contacter ?

- Mme Béatrice PICCOLO, adjointe à la directrice de cabinet au 06 30 28 96 74 (courriel : beatrice.piccolo@tarn-et-garonne.gouv.fr)

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
- curriculum vitae
- lettre de motivation
- pour les fonctionnaires titulaires, joindre les trois derniers entretiens professionnels

- formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l’article L332-2 de code général de la fonction publique.