Secrétaire particulier(e) de la directrice de cabinet

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Interlocuteur (trice) direct(e) de la directrice de cabinet, vous exercez différentes missions de secrétariat particulier, notamment :

- gérer l’agenda de la directrice de cabinet (déplacements, réunions, rendez-vous…) ;

- organiser les déplacements de la directrice de cabinet (chauffeur, réservations, missions…) ;

- suivre le budget de la directrice de cabinet (frais de représentation et de fonctionnement) ;

- assurer l’accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs) ;

- traiter le courrier, les courriels et les communications ;

- rédiger et mettre en forme courriers, réponses aux invitations et documents ;

- mettre à jour des fichiers de contacts, suivre des dossiers ponctuels… ;

- planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, etc. : constitution des journaliers et dossiers ; gestion des parapheurs et dossiers transmis par les services ; réservation des salles ; etc. ;

- gérer les permanences et le suivi des congés du corps préfectoral ;

- établir et diffuser le tableau des permanences de fin de semaine.

Vous assurez l’intérim de la mission d’assistance du préfet/de la préfète, en cas d’absence de son/sa secrétaire particulier·e.

Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE.

Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jours de RTT. Par ailleurs, les horaires flexibles vous permettront d’ajuster aisément votre vie professionnelle à votre vie personnelle.

Les petits + de votre environnement de travail :

- une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes,

- une organisation flexible.

Votre environnement professionnel :

Activités du service : Mission d'assistance auprès de la préfète, de la directrice de cabinet et de l'ensemble de l’équipe de direction

Composition et effectifs du service : Deux agents rattachés à la mission de secrétariat particulier : l’assistante de la préfète et l’assistante de la directrice de cabinet

Liaisons hiérarchiques : directrice de cabinet, préfète

Liaisons fonctionnelles : Préfète, directrice de cabinet, secrétaire général, sous-préfets d’arrondissement ; chefs de services de l’État ; services de la préfecture et des sous-préfectures ; services territoriaux de l’État, au niveau local et régional ; services centraux des administrations d’État ; élus locaux, partenaires institutionnels, etc.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Sens de l’organisation, réactivité constante, discrétion absolue, grande polyvalence et excellentes qualités relationnelles sont indispensables à ce poste, véritable vitrine de la préfecture en contact direct avec les élus, les usagers et les partenaires.

Qui contacter ?

Pour obtenir des informations sur la procédure de recrutement et postuler : sgc-recrutement@alpes-de-haute-provence.gouv.fr

Pour obtenir des informations sur le poste :

Chrystelle BONVALET

secretariat-directeur-cabinet@alpes-de-haute-provence.gouv.fr

04 92 36 72 02

Candidature à déposer obligatoirement en ligne, liste des pièces requises :

- CV et lettre de motivation dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire)

- Formulaire unique de demande de mobilité/recrutement pour les agents fonctionnaires avec avis hiérarchique obligatoire, disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Vous souhaitez en savoir plus sur cet irrésistible territoire, consultez le lien suivant :

https://www.investinalpesdehauteprovence.com/guide-bonjour/

Vos compétences principales mises en œuvre :

1- Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables

niveau pratique requis

2- Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

niveau pratique requis

Savoir s'organiser

niveau maîtrise requis

Savoir rédiger

niveau pratique requis

3- Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise requis

savoir s'adapter

niveau maîtrise requis

savoir accueillir

niveau expert requis

Vos perspectives : Ce poste offre une vision globale de l’action des services de l’État dans le département et de la mise en œuvre de l’ensemble des politiques publiques.

L’expérience qu’il confère et la réactivité qu’il implique permettront une adaptation aisée dans tout autre poste de catégorie B et surtout faciliteront une progression de carrière vers de plus grandes responsabilités.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence

Direction du cabinet

8 rue Dr Romieu

04000 Digne-les-Bains

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPDIR038

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM004A et ADM005A

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)