Secrétaire particulièr.e de la Secrétaire générale de la Préfecture de l'Indre

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales :

Toutes tâches d’un secrétariat particulier :

- Accueil physique et téléphonique ;

- Gestion des courriers (lettres – notes – messages – compte rendu de réunion) administratifs et personnels et des réponses aux courriers d’invitation de la Secrétaire Générale ;

- Gestion des demandes de rendez-vous ;

- Gestion de l’agenda des rendez-vous et des déplacements de la Secrétaire Générale ;

- Gestion des crédits de la Secrétaire Générale : saisie sur l'outil NEMO des commandes et des factures et suivi du dossier "représentations";

- Suivi des e-mails de la boîte fonctionnelle et de la boîte mail secrétariat de la Secrétaire Générale ;

- Effectuer et suivre le transit du courrier des directions avant et après signature de la Préfète et de la Secrétaire Générale ; 

- Gestion des dossiers d’audiences et des réunions de la Préfète et de la Secrétaire Générale (transmission de l’agenda aux services de la préfecture) ;

- Réalisation de certains dossiers pour la Secrétaire Générale ;

- Organisations des réunions ;

- Diffusion de l'agenda de la Secrétaire Générale à la Direction du Cabinet pour le planning des chauffeurs ;

- Gestion des dossiers d'audiences et réunions de la Préfète et de la Secrétaire Générale (demandes auprès des services de la préfecture et des services déconcentrés),

- Coordination et suivi des demandes écrites de la Préfète.

Autres activités:

- Intérim du secrétariat particulier de la Préfète

- Gestion des salles de réunions 122 et Claude Erignac

- Tri du courrier des différentes directions de la Préfecture, du Secrétariat Général Commun Départemental et de la déléguée de la préfète (quartiers politique de la ville).

Votre environnement professionnel

Activités du service

Secrétariat particulier de la Secrétaire Générale

Composition du service :

2 agents

Liaison hiérarchique :

La Secrétaire Générale

   
Liaisons fonctionnelles :

- Relations quotidiennes avec les services internes de la préfecture et des sous-préfectures, et, en tant que besoin, avec les services déconcentrés, les élus, les ministères.

- Contacts quotidiens avec les partenaires, publics ou privés.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Assurer le secrétariat de la Secrétaire Générale

 Durée attendue sur le poste : 4 ans

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié - requis

- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau - initié requis 

- Connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise - requis

 Savoir-faire :

- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

- Avoir l'esprit de synthèse - niveau initié - requis

- Savoir analyser : niveau pratique - requis

- Savoir négocier : niveau pratique - requis

- Savoir rédiger : niveau pratique - requis

Savoir être :

- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis

- Savoir s’adapter : niveau expert – requis

- Savoir s'exprimer oralement, : niveau maîtrise – requis

Autres : discrétion, disponibilité, anticipation, esprit d’initiative, sens de l’organisation, sens des relations humaines et du contact téléphonique, faculté d’adaptation aux méthodes de travail.

Localisation administrative :

Préfecture de l'Indre

Secrétariat Général

Place de la Victoire et des Alliés
36000 CHÂTEAUROUX

- à proximité du centre-ville et à 15 min à pied de la gare.

- stationnement gratuit, emplacements réservés au personnel de la Préfecture

- desservie par les transports en commun de la ville gratuits

- restaurant administratif à tarif avantageux

- accès facile aux commerces et services du quotidien

-  Territoire à taille humaine reconnu pour sa qualité de vie, son dynamisme et son patrimoine culturel

Qui contacter ?
 

- Madame la Secrétaire Générale

- Madame la directrice du secrétariat général commun départemental (SGCD),

Adresse électronique: sgc-recrutement@indre.gouv.fr 

Date limite de dépôt des candidatures :  un mois après la publication du présent poste

Pour être recevable, la candidature doit être obligatoirement déposée sur MOB MI ou Choisir le service public.

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

 
Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

 
Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

L332-2 du code de la fonction publique