Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Assistant(e) de direction (ADM005A / RMFP : ERDIR022)

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

- Gérer l’agenda de M. le Préfet des Yvelines et ses déplacements

- Assurer l’accueil téléphonique et physique et le filtrage des interlocuteurs

- Prendre en charge les aspects logistiques

- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions

- Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs

- Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées

- Assurer l’intérim du secrétariat de M. le Secrétaire Général

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Rattaché au Secrétaire général pour sa gestion administrative, le secrétariat particulier relève directement de M. le Préfet des Yvelines en ce qui concerne ses missions.

Les contacts sont fréquents avec le corps préfectoral, les services de la préfecture, des sous-préfectures et des directions déconcentrées, les administrations centrales, les élus et autres acteurs du territoire.

Composition et effectifs du service :

2 assistants/assistantes qui travaillent ensemble, l’un pour le préfet, l’autre pour le secrétaire général. En cas d’absence d’un assistant/assistante, l’intérim est assuré par son collègue.

Liaisons hiérarchiques :

M. le Préfet des Yvelines

Liaisons fonctionnelles :

Membres du corps préfectoral, directions de la préfecture, sous-préfectures, services déconcentrés de l’État, Secrétariat général commun départemental

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Ce pose requiert une grande disponibilité, de la discrétion, de la polyvalence et de la rigueur.

Ce poste ouvre droit à l’indemnité temporaire de mobilité.

Qui contacter :

M. Pierre LENHARDT, directeur du SGCD des Yvelines : sgc-direction@yvelines.gouv.fr

Le Bureau des Ressources Humaines (uniquement en copie) : sgc-rh-mi@yvelines.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- CV et lettre de motivation dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire)

- formulaire demande de mobilité/recrutement pour les agents fonctionnaires avec avis hiérarchique obligatoire

- lien pour les candidats internes : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- lien pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger / niveau pratique - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis

Savoir-être

Savoir accueillir / niveau expert - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement / niveau pratique - requis

Vos perspectives

Evolution vers d’autres postes en préfecture en fonction de l’intérêt de l’agent.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique : 

Préfecture des Yvelines

1 rue Jean Houdon

78010 Versailles Cedex

2° article L332-2 du Code de la Fonction Publique

( ex Articles 4 (2°) de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984)