Secrétariat particulier mutualisé du corps préfectoral

Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1

  RMFP ADM005A /  RIME FPEADM03

Vous serez affecté(e) ac secrétariat mutualisé du corps préfectoral en poste à Nancy. Ce secrétariat est composé de 2 agents : un agent de catégorie C en charge de l’agenda du directeur de cabinet et un agent de catégorie B de l’agenda du préfet – Les deux agents interviennent sur les deux agendas pour la bonne tenue du secrétariat et en assurer la continuité de service.

Vous serez chargé(e) :

- de la gestion des agendas (agenda – audiences – déplacements – missions) et en soutien à l’agenda du secrétaire général

- de l’accueil physique et des filtrage des appels téléphoniques

- de la gestion du courrier adressé nominativement au préfet et au directeur de cabinet

- du traitement des invitations et des cartes de vœux adressées au préfet et des réponses à y donner

- d’assurer le lien avec la résidence du préfet pour les évènements qui s’y déroulent

- d’assurer le lien avec le garage pour les déplacements

- de la tenue et de la mise à jour des données des différents interlocuteurs pour une prise de contact rapide téléphone, mail, etc.) et diffusion (standard et services concernés)

- de la rédaction de courriers

- de la gestion des congés des membres du corps préfectoral, des DDI et des forces de l’ordre

- mise en forme et envoie des entretiens d’évaluation emplois DATE et hauts fonctionnaires

- du classement et de l’archivage des dossiers particuliers

- de transmettre les demandes de congés et des documents à la DMATES

- de mettre en forme et transmettre les notes de frais au pôle finances

- de recueillir, préparer et envoyer les informations pour les permanences et astreintes du week-end

- collecter les dossiers de réunion et d’entretien préparés par les services

- suivre le courrier réservé et enregistrement dans MAARCH le courrier réservé et classique provenant du secrétariat

- traiter les invitations du corps préfectoral

- gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral

- étendre la gestion des agendas des sous-préfets en cas de difficultés (vacance de poste, congés..)

- Préparer l’accueil des stagiaires de la préfecture et suivi des missions, tenue de l’agenda

- Missions d’huissier (gestion et distribution des parapheurs, accueil café ...)

Votre environnement professionnel

• Activités du service

3 services au sein de la Direction du Cabinet (secrétariat , bureau du cabinet, direction des sécurités)

• Composition et effectifs du service

Pour le secrétariat : 2 assistantes de direction

• Liaisons hiérarchiques

Préfet et Directeur de cabinet

• Liaisons fonctionnelles

Services de l’Etat

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Rigueur, disponibilité, discrétion, esprit d’initiative, capacité d’anticipation, esprit d’équipe, aptitude aux relations publiques Organisation coordonnée de travail au sein d’une équipe de 2 agents Intégration dans un planning de présence permettant d’assurer un service continu entre 8h00 et 18h30

Plages mobiles : 7h30 – 10h00 / 11h20 – 14h00 / 15h30 - 18h00 Plages fixes : 10h00 – 11h20 / 14h00 – 16h00 Deux journées de récupération mensuelle avec possibilité de conversion en congés récupérateurs dès lors qu’elles ne peuvent pas être posées

Durée souhaitée sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

Le travail auprès du corps préfectoral en relation quotidienne avec le monde politique, social et économique du Département et de la région grand Est est très formateur. Il permet d’acquérir une expérience valorisante dans d’autres postes ou services et de bénéficier d’un acquis et d’une pratique utile dans la préparation des concours.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir analyser / niveau pratique - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Qui contacter :

Pour toute question liée au poste :

M. Christophe ANTONI, directeur de cabinet
Mme Caroline BASSIERE, SGCD/DRH

Pour toute information liée à la procédure de recrutement :

L'unité mobilité - recrutement - parcours professionnel du SGCD :

sgc-recrutement@meurthe-et-moselle.gouv.fr

Dépôt de votre candidature :

Pour que votre candidature soit validée, il est IMPERATIF de la déposer sur la plateforme de mobilité du ministère de l’intérieur (lien ci-dessous) avec le formulaire unique de demande de mobilité.

A défaut votre candidature ne sera pas prise en compte.

https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx

Formulaire de demande de mobilité/recrutement (à compléter pour tous les candidats, à l'exception des parties "situation administrative" et "avis hiérarchique" pour les contractuels) :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Formulaire_de_mobilit%C3%A9_2023_copie.pdf

Pour les fonctionnaires : si votre candidature est formulée dans le cadre des priorités légales d'affectation (rapprochement de conjoint ou familial, restructuration de service...), vous devez joindre les justificatifs lors du dépôt de celle-ci, faute de quoi le motif ne sera pas pris en considération.

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique