Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales:

Placé au sein du bureau de la coordination interministérielle, vous prenez part au secrétariat mutualisé des chargés de mission et de leurs adjoints . Sous leur autorité fonctionnelle, vous assurez notamment les tâches suivantes :

préparation et mise en forme de courriers, de notes, mise en parapheur, suivi du circuit de validation ;
préparation des dossiers à destination du préfet, du SGAR et de ses adjoints (impression et contrôle ) ;
préparation des ordres de mission, commande des titres de transport et hébergement, gestion et suivi des états de frais ;
gestion de l’accueil téléphonique ;
relevé et distribution du courrier et des parapheurs ;
numérisation et enregistrement de documents en fonction des demandes des chargés de mission  ;
gestion des fournitures de bureau pour les chargés de mission et leurs adjoints (centralisation des demandes, commandes, distribution, gestion des stocks) en relation avec le bureau des ressources humaines et des moyens ;
suivi et maintenance de la boite fonctionnelle dédiée au secrétariat mutualisé ;
formation continue entre assistant(e)s sur les différents outils utilisés par les chargés de missions (en fonction des spécificités des chargés de missions, différents outils existent : plusieurs boites fonctionnelles, Resana, chorus, etc.) ;

 
Vous pouvez être appelé, en l’absence exceptionnelle du secrétariat du SGAR, à appuyer le secrétaire général et ses adjoints par les tâches suivantes :

accueil téléphonique ;
dépôt de dossiers en préfecture ;
relevé et circulation du courrier ;
distribution des parapheurs.

 Votre environnement professionnel:

Activités du service :

Collaborateur direct du préfet de région qu'il assiste dans l'exercice de ses missions, le secrétaire général pour les affaires régionales suit les principaux dossiers de la région et veille à la bonne articulation de l'action des services régionaux avec celle des services départementaux et des opérateurs de l'Etat, d'une part, et les préfets de département, d'autre part.

Il assiste en particulier le préfet de la région Hauts-de-France, qu'il supplée en son absence, pour l'animation et le suivi des dossiers afférents aux politiques conduites par l'Etat en région. A ce titre, il impulse et coordonne la mise en œuvre des politiques publiques à l'échelle régionale. Ses 2 axes majeurs d'intervention sont la mise en œuvre des politiques publiques et la modernisation de l'action publique. Au sein de ce premier axe, le SGAR a la responsabilité de décliner les politiques publiques nationales au plan régional à l’exemple du plan de relance. Il initie, conduit et évalue des projets de territoire. Il a également pour mission de suivre la conduite de grands projets.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité, réactivité, capacité d’adaptation et sens de l’écoute

Application des dispositions relatives au règlement intérieur et notamment des horaires variables de la préfecture du Nord. Des pics d’activités peuvent être à prévoir.

Les missions décrites ci-dessus sont partiellement télétravaillables (compte tenu des obligations du secrétariat notamment dans la préparation des dossiers, l’organisation des jours de télétravail doit pouvoir être modulable). 

Votre environnement professionnel (suite):

Composition et effectifs du service :

Le SGAR, composé de 80 agents, est organisé en deux pôles, l’un dédié aux politiques de modernisation de l’action publique des moyens et l’autre chargé de l’animation régionale des politiques publiques et un bureau de la coordination interministérielle.

Le BCI est composé de 5 agents, dont une cheffe de bureau, une adjointe et trois assistant(e)s. Il est relié au Service Pilotage et Evaluation, lui même placé sous l’autorité directe du SGAR.

Liaisons hiérarchiques :

 La cheffe de bureau du BCI et son adjointe, le responsable du Service du pilotage et de l’évaluation 

Liaisons fonctionnelles :

Les chargés de mission du pôle politiques publiques et leurs adjoints

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences en informatique bureautique : niveau maîtrise requis
• Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique à acquérir

Savoir-faire :

•  Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis 
• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis 
• Savoir rédiger : niveau initié requis

Savoir être :

•  Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• Rigueur et méthode : niveau maîtrise requis

Affectation administrative :

 
Secrétariat général pour les affaires régionales

Pôle politiques publiques

12-14 rue Jean Sans Peur 59039 LILLE Cédex  

Vos perspectives :

L’expérience acquise dans ce domaine est valorisable dans l’ensemble des autres services de l’État.

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

 
Secretaire-Assistante/Secretaire-Assistant / FP2ADM04

Qui contacter ? :

 
- Aline Parent, chef du bureau de la coordination interministérielle 03 59 30 53 25 / aline.parent@hauts-de-france.gouv.fr ;

 
- Valérie Faivre, directrice des ressources régionales de l’État, 03 59 30 52 11, valérie.faivre@hauts-de-france.gouv.fr.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

 https://interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

2° de l'article L331-2

(Anciennement 2° de l'article 4)