MISSIONS

1 – Coordonner

- Interface entre la Direction et les agents ou autres services

- Hiérarchisation des demandes de la Direction

- Planification des activités de la Direction

Tenue de l’agenda consignant les rendez-vous et réunions dans le respect des délais impartis
- Clarification et classification des informations

Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais
Veille des différentes boites mail fonctionnelles
Retranscription des informations orales ou écrites
- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations

 
2 – Anticiper

- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visio conférences)

- Contrôle des échéances liées à l’agenda du Préfet

- Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions)

 
3 – Organiser

- Réunions

Sondage auprès des participants
Rédaction et envoi des invitations officielles
Réservation de salles
Accueil des participants en présentiel
- Visioconférences

Programmation
Envoi des codes aux utilisateurs
Lancement selon les applicatifs utilisés
- Déplacements

Choix du moyen de transport
Prévision du temps de trajet
Réservation de véhicules ou de billets de train
Rédaction d’ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT)

 4 – Accueillir

- Aide à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux agents du SGAR

- Aide à l’accueil des participants aux réunions de services
- Aide à la planification et organisation de moments de convivialité

 
5 – Suppléer

- Continuité de service à assurer en cas d’absences de collègues

COMPÉTENCES REQUISES 

6 – Outiller 

- Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien 

- Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement) 

7 – S’appuyer sur des qualités relationnelles 

- Aptitude à travailler en équipe 

- Sens de l’écoute 

- Disponibilité selon l’activité du service 

- Discrétion 

- Discernement 

- Diplomatie 

- Maîtrise de soi 

- Sens de la pédagogie 

Les activités ont vocation à s’inscrire dans un pôle d’assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s’adapteront à l’actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle. Ce pôle, à l’heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l’autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs…) sauf circonstances exceptionnelles.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l’environnement professionnel : Niveau pratique - Requis
Avoir des compétences en informatique – bureautique : Niveau expert - Requis
Avoir des compétences en visioconférences : Niveau pratique - Requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : Niveau pratique - Requis

Savoir rédiger : Niveau pratique - Requis

Savoir s’organiser :Niveau expert - Requis

Savoir-être

Savoir s’adapter :Niveau pratique - Requis

Avoir le sens des relations humaines : Niveau pratique - Requis

Avoir le sens de la discrétion : Niveau expert - Requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans 

Vos perspectives : 

Le poste offre l’opportunité de développer des compétences organisationnelles et logistique. La diversité des missions exercées au sein du SGAR permet en outre d’acquérir une culture administrative utile pour la préparation des concours et examens professionnels de niveau supérieur. 
Une première expérience réussie dans un environnement comparable serait un plus. 

Qui contacter :

Hanane BENYAHIA – Responsable du pôle assistantes mutualisées – hanane.benyahia@bfc.gouv.fr

Arnaud PENTECÔTE – Directeur de la coordination régionale – arnaud.pentecote@bfc.gouv.fr

Liaisons hiérarchiques 

Chef(ffe) du pôle assistant(e)s mutualisé(e)s (n+1) 

Secrétaires générales pour les affaires régionales Adjointes (n+2) Secrétaire générale pour les affaires régionales (n+2) 

Liaisons fonctionnelles 

- Agents du SGAR et de la Préfecture de région 

- Directions régionales, chambres consulaires et opérateurs divers 

- Préfectures de département 

- Services de l’État (département et région) 

- Administrations centrales et territoriales

Votre environnement professionnel 

Le secrétariat général pour les affaires régionales est composé de 65 agents. Il assiste le préfet dans l’exercice de ses missions. 

Il est organisé en deux pôles chargés de la coordination et du pilotage, au plan régional, des politiques publiques interministérielle, d’une part, et des politiques de modernisation et de mutualisation des moyens de l’État, d’autre part. De plus, le SGAR est doté d’une Direction de la coordination régionale. 

Un pôle administratif mutualisé est composé de 3 personnels dont un(e) chef(ffe) de pôle, au service de l’équipe de Direction composée de : 

- La secrétaire générale pour les affaires régionales, assistée par la cheffe de pôle
Assiste et représente le Préfet de région dans l’exercice de ses missions 
Anime les politiques publiques et projets de nature interministérielle ou territoriales Accompagne la modernisation de l’action publique… 

- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe, en charge du pôle des politiques publiques interministérielles
Prépare des décisions et des réunions du préfet de région en lien avec les directions régionales 
Met en œuvre des politiques prioritaires : transition écologique, souveraineté énergétique, industrielle et alimentaire, au plein emploi et égalité des chances. 
Pilote le contrat de plan État/région 2021-2027 et déclinaison régionale de France 2030… 

- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe, en charge du pôle moyens, mutualisations, modernisation. 
Modernise la gestion interministérielle des ressources humaines et crédits d’action sociale Soutien et pilote des grands projets de sites immobiliers multi-services 
Accompagne la transformation numérique au sein de l’État 
Pilote de la gestion régionale des crédits de fonctionnement et d’entretien des services de l’État… 

- Le directeur de la coordination régionale

Pilote les instances régionales 

Coordonne la constitution des dossiers du préfet de région Anime le réseau des référents PILOTE 

Organise le fonctionnement interne du SGAR (courrier, parapheurs...)
 

Comment postuler ?

Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement

Le service recruteur doit être contacté en parallèle

1. Liste pièces requises :

- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :

A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la fonction publique ou non (les non fonctionnaires sont concernés)

Attention, pour les candidats fonctionnaires : l'avis de l'autorité hiérarchique est obligatoire pour que la candidature puisse être prise en compte.

Lien vers formulaire en vigueur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

- CV + lettre de motivation

2. Contacts du service recruteur :

Hanane BENYAHIA – Responsable du pôle assistantes mutualisées – hanane.benyahia@bfc.gouv.fr

Arnaud PENTECÔTE – Directeur de la coordination régionale – arnaud.pentecote@bfc.gouv.fr

Conformément à l'article 4 du décret n°2018-1351 du 28 décembre 2018, le délai minimal réglementaire de publication est de 1 mois.

Aussi, le service RH se réserve le droit, en fonction de l'avancée du processus de recrutement, de suspendre l'offre avant la fin du délai de candidature indiqué dans l'offre.

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

2° de l’article L332-2