Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

 
Le titulaire du poste fait partie d'une équipe, il assure les missions listées ci-dessous en lien avec ses collègues :

1) Standard préfecture et département :

Assurer l’accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental : recevoir, traiter et acheminer les appels téléphoniques, répondre aux appels du public et les orienter dans les services, renseigner les usagers sur diverses questions simples (numéros de téléphones, horaires, tarifs, démarches dématérialisées,…)

Mettre à jour les annuaires des élus, des agents.es de la préfecture, du SGCD et des DDI, du document unique et des informations publiées sur MUST (permanences,…)

Assurer la gestion de Mémobox et effectuer les extractions des statistiques mensuelles

Diffuser les éléments de langages transmis par les services métiers.

2) Accueil général préfecture et département :

Assurer l’accueil général du site préfecture : orientation et information de premier niveau du public, des fournisseurs, des participants à des réunions, suivi des réservations de salles de réunions, statistiques quotidiennes, mise à jour de la documentation et des imprimés remis aux usagers

3) Gestion du courrier :

gestion du courrier réservé (orientation, diffusion et numérisation)

gestion du courrier arrivée et du courrier départ, des navettes

accusés réception des actes des collectivités locales

gestion des parapheurs des services déconcentrés

gestion de la boîte fonctionnelle courrier et du suivi des saisines de l’administration par voie électronique (SVE)

publication au recueil des actes administratifs

4) Assurer la suppléance sur les sites des DDI (accueil général et logistique)

standardiste

premier accueil et orientation des usagers vers les services de la DDI

réceptionner le courrier et les livraisons,

référent logistique : alerte le SGC des pannes et petits travaux à réaliser, appui aux autres services du SGC selon les besoins (gestion des véhicules, affichages réglementaires...)

gérer les fournitures sur site (stock et transmission des besoins au référent)

Votre environnement professionnel


Le poste est situé dans les locaux de la préfecture, 2, rue Charles de Gaulle (standard, accueil), à la Loire Républicaine, 16 Place Jean-Jaurès (courrier) et lors des suppléance en Direction Départementale des Territoires, 2 Avenue de Grüner à Saint-Etienne


Activités du service

Le service logistique - immobilier est composé de deux bureaux.

Les missions du bureau logistique couvrent la gestion du parc automobile, de l’accueil, du courrier, des archives, du mobilier et de fournitures

Composition et effectifs du service

Le bureau est composé d’un chef de bureau (catégorie A), d’un agent de catégorie B adjoint au chef de bureau et de 10 agents de catégorie C

Liaisons hiérarchiques

chef du bureau logistique, chef de service

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Droit à des sujétions du fait des contraintes liées aux horaires du standard préfecture (8h/19h sans interruption), au maintien de l’accueil en préfecture pendant les heures d’ouverture au public (9h-12h15 / 13h15-16h30) et à la gestion du courrier (arrivée 8h30 relevé des cases et préparation des sacoches à destination des DDI en fin de journée).

Assurer les missions d’accueil téléphonique et physique dans le respect de Qual-e-préf et de Service Public+

Qui contacter :

Anne-Marie GRANGE, cheffe du bureau logistique : anne-marie.grange@loire.gouv.fr

Joëlle COLOMB, Cheffe du service logistique immobilier : joelle.colomb@loire.gouv.fr

Annie TRUCHET, Cheffe de service ressources humaines action sociale : sgc-rhMI@loire.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : le 26/08/224

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/annexe_I_._Formulaire_de_demande_de_mobilit%C3%A9.docx

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau expert - requis

 
Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise
Savoir analyser - niveau pratique- requis
Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis

 
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines - niveau expert - requis
Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis
Faire preuve de réactivité - niveau maîtrise - requis
Savoir s’exprimer oralement - niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer - niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Poste qui permet d’acquérir une très bonne connaissance des missions des différentes administrations, de l’actualité des différents ministères, de développer ses capacités d’adaptation tant au niveau des outils informatiques qu’au niveau d’environnements professionnels différents et ses capacités de travailler en équipe.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Secrétariat général commun de la Loire

Service de la logistique et de l’immobilier - Bureau de la logistique

Bâtiment la Loire républicaine

16 Place Jean Jaurès – 42000 Saint-Étienne

Domaine(s) fonctionnel(s)

Relation à l’usager / Accueil

Interventions techniques et logistiques / Coordination

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Standardiste / FPUSA007

Chargé(e) d’accueil ou de service aux usagers / FPUSA001

Gestionnaire courrier / FPLOG003

2° de l’article L332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique