Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Le titulaire du poste fait partie d'une équipe, il assure les missions listées ci-dessous en lien avec ses collègues :

1) Standard préfecture et département :

- Assurer l’accueil téléphonique de la préfecture et du conseil départemental : recevoir, traiter et acheminer les appels téléphoniques, répondre aux appels du public et les orienter dans les services, renseigner les usagers sur diverses questions simples (numéros de téléphones, horaires, tarifs, démarches dématérialisées,…)

- Mettre à jour les annuaires des élus, des agents.es de la préfecture, du SGCD et des DDI, du document unique et des informations publiées sur MUST (permanences,…)

- Assurer la gestion de Mémobox et effectuer les extractions des statistiques mensuelles

2) Gestion du courrier :

- Gestion du courrier arrivée et du courrier départ

- Publication au recueil des actes administratifs

3) Accueil général préfecture et département et/ou DDI :

- Orientation et information de premier niveau du public dans le respect des instructions et référentiels qualité en vigueur (Qual-e-ATE) pour la préfecture

- Suivi des réservations de salles de réunions

- Suivi des données statistiques

- Premier accueil téléphonique/physique et orientation des usagers vers les services

- Appui au gestionnaire parc auto

4) Gestion des fournitures administratives :

- Approvisionnement et suivi des stocks

5) Suivi des archives du périmètre SGCD :

- Lien avec les différents services et les archives départementales

6) Assurer la gestion de l'inventaire :

- Suivi du mobilier des résidences préfectorales à partir du logiciel TELEINV 

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le service logistique - immobilier est composé de deux bureaux.

Les missions du bureau logistique couvrent la gestion du parc automobile, de l’accueil, du courrier, des archives, des fournitures

Composition et effectifs du service

Le bureau est composé d’un chef de bureau (catégorie A), d’un agent de catégorie B adjoint au chef de bureau et de 10 agents de catégorie C

Caractéristiques du poste

Manutention de cartons de papier et fournitures

Permis B obligatoire, conduite sur véhicules thermiques, hybrides, électriques.

Liaisons hiérarchiques

chef.fe du bureau logistique, chef.fe de service

Liaisons fonctionnelles

Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI

Tous les services déconcentrés de l’État

Les collectivités territoriales départementales

Les archives départementales

Les usagers, autres préfectures,...

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Concernant le standard de la préfecture :

- L’astreinte une semaine sur trois ou quatre ouvre droit à une indemnité.

- Lors d’un rappel d’astreinte, les heures effectuées donnent lieu à une récupération.

- Le planning est organisé par roulement avec les autres agents, sur la base d’une journée de travail : poste du matin : début 7h50, poste en journée et poste du soir : fin à 19h10.

- Le standard est fermé les nuits et les week-ends, il peut être réactivé à tout moment en cas de crise ou d’évènement particulier (alerte météo, crues, élections, dysfonctionnement d’un standard…)

Qui contacter :

Anne-Marie GRANGE, Cheffe du bureau logistique : anne-marie.grange@loire.gouv.fr

Joëlle COLOMB, Cheffe du service logistique immobilier : joelle.colomb@loire.gouv.fr

Annie TRUCHET, Cheffe de service ressources humaines action sociale : sgc-rhMI@loire.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement

- Lien vers le formulaire de mobilité (CTRL + Clic):

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise - requis
Application de la réglementation - niveau maîtrise - à acquérir
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
Savoir analyser - niveau maîtrise - à acquérir
Savoir rédiger - niveau pratique - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer - niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis
Savoir s’exprimer oralement - niveau maîtrise - requis
Avoir le sens de la pédagogie - niveau pratique - requis

Vos perspectives :

Poste qui permet d’acquérir une très bonne connaissance des missions des différentes administrations, de l’actualité des différents ministères, de développer ses capacités d’adaptation à des environnements professionnels différents, ainsi que ses capacités de travailler en équipe.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Secrétariat général commun de la Loire

Bâtiment Loire républicaine

16 Place Jean Jaurès – 42000 Saint-Etienne

service de la logistique et de l’immobilier

Bureau de la logistique

Domaine(s) fonctionnel(s)

Relation à l’usager / Accueil

Interventions techniques et logistiques / Coordination

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Chargé(e) de relation et de service à l’usager / FPUSA002

Gestionnaire courrier / FPLOG003

2° de l’article L332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique