Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Sous l'autorité de la cheffe du bureau de l’accueil, le(la) chef(fe) du pôle courrier a pour missions principales :

- Encadrement de l’équipe chargée de la gestion du courrier.

- Planification et suivi de l’activité (planning hebdomadaire, congés, absences …..)

- Gestion du courrier réservé, des saisines électroniques, des parapheurs (Préfecture, DDI , UT..)

- Suivi des livraisons liées aux abonnements de la cité administrative (papier et électroniques, marchés et hors marchés)

- Suivi des dépenses de la section (affranchissement, consommables, fournitures de bureau..)

- Planification et gestion des navettes dans la DDI (chaque jour) et dans les sous-préfectures Palaiseau et Etampes, 4 fois par semaine (2 fois sur Etampes, 2 fois sur Palaiseau)

- Renfort à l’équipe en tant que besoin : dépouillement et tris du courrier.

- Suivi de la convention de mutualisation.

- Gestion des outils de pilotage du service (tableaux, procédures, indicateurs d’activité, réalisation et suivi des statistiques).

- Rédaction de notes, courriers, rédaction du rapport annuel d’activité.

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Mme Sophie DA SILVA sophie.da-silva@essonne.gouv.fr

Mme Aurélie DECHARNE aurelie.decharne@essonne.gouv.fr

Votre environnement professionnel :

Activités du service : au sein du SGCD, le service de la relation à l’usager a en charge la mission qualité performance ainsi que le bureau de l’accueil réparti en 3 pôles : courrier, accueil téléphonique et accueil physique et numérique.

Le SGCD est composé de 5 services: Ressources humaines, Finances immobilier logistique, Relation à l’usager, Numérique, Modernisation des conditions de travail

Composition et effectifs du service : Le SGCD est composé de 108 agents, le service de la relation à l’usager de 22 agents et le pôle courrier de 5 agents

Liaisons hiérarchiques : la cheffe du bureau de l’accueil

Liaisons fonctionnelles : tous les services signataires de la convention avec le SGCD (préfecture, sous-préfecture et les 3 DDI) ainsi que la DSDEN

Le poste est soumis au règlement intérieur de la Préfecture et du SGCD, temps plein demandé. Prise de poste : 8h le lundi – 8h30 du mardi au vendredi

Le pôle courrier du Secrétariat Général Commun Départemental exerce ses missions pour le compte de la Préfecture des sous-préfectures et des directions départementales interministérielles (DDT, DDETS, DDPP). En outre, la DSDEN a signé une convention de service pour bénéficier de ses prestations.

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences budgétaires et comptables / Niveau pratique - requis

- Connaissance de l'outil CHORUS - / niveau maîtrise - requis

- Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

- Savoir déléguer et contrôler / niveau maîtrise - requis

- Savoir analyser / niveau pratique - requis

Savoir-être

- Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

- Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

- Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

 
Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Dans le cadre d'une expérimentation, la préfecture de l'Essonne propose une plateforme d'impatriation (offre de services d'accompagnement à l'installation : logement, scolarisation, insertion du conjoint) pour les collaborateurs du périmètre de l'administration territoriale de l’État arrivant dans le département : pref-impatriation@essonne.gouv.fr ou https://www.essonne-developpement.com/wp-content/uploads/2022/01/extrait-installer-en-Essonne.pdf

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)