GROUPE RIFSEEP 1

Vos activités principales

Sur le périmètre d’intervention du SGCD (Préfecture et 3 DDI : DDTM, DDPP, DDETS), vous êtes amené à gérer au quotidien le courrier postal entrant et sortant, le courrier réservé adressé au préfet, la réception des colis et le traitement des courriers électroniques reçus sur la BAL générique.

-tri des lettres simples et recommandées,
-orientation des courriers :en veillant à la correcte identification du service en fonction du sujet (analyse et bonne connaissance du « qui fait quoi »)
-numérisation des courriers réservés et orientation
Apposition de la date d’arrivée sur les documents soumis au contrôle de légalité.

 
Ces activités s’effectuent en lien avec son binôme, en s’appuyant sur un répertoire des attributions, sur des liens fonctionnels à créer et entretenir avec les services et sur les connaissances du Chef de service et son adjointe qui interviennent en soutien.

 
Collecte, suivi et délivrance des parapheurs à destination des services de la Préfecture et des DDI.

 
Gestion du courrier sortant :

-collecte
-affranchissement
-réalisation de statistiques liées à l’activité (ponctuellement)

 Participation à la mise en place d’outil de suivi du flux du courrier entrant et sortant, analyse du flux.

Participation aux réflexions sur l’organisation du courrier sur le périmètre SGCD (multi-sites, multi-flux…).

Contribution à l’organisation des tâches au sein du pôle courrier et à la mise en place d’actions visant à garantir la qualité des processus de gestion du courrier (modalités de classement, rédaction de procédures…).

Appui logistique (transport de colis entre la rue Réaumur et la Cité administrative Duperré).

Gestion de l’interphone pour l’entrée des visiteurs dans les locaux à l’occasion des réunions rue Réaumur.

 
Rédaction de procédures liées à la gestion des activités courrier.

 
Missions polyvalentes et transverses :

-contribution ponctuelle à l’accueil du public de la Cité administrative Duperré ;
-mise à jour des annuaires et organigrammes : collecte des données et mise en forme.

Votre environnement professionnel

 Activités du service

Le SGCD de la Charente-Maritime a été créé au 1er janvier 2021. Il comprend 6 services interministériels départementaux. 

Le service interministériel départemental des relations avec les usagers regroupe les activités d’accueil et d’orientation des usagers au sens général. Cela concerne entre autres l’accueil physique, téléphonique, la gestion du courrier et des courriels adressés à l’administration.
Il comprend le courrier, le standard de la préfecture, l’accueil physique des services.

Composition et effectifs du service
1 cheffe de service

1 adjointe
2 agents chargés du courrier
7 standardistes
3 agents d’accueil

Liaisons hiérarchiques
Chef de service
Direction du SGC


Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des services de la préfecture et des DDI

Les collectivités territoriales

Les usagers

Composition et effectifs du service

1 cheffe de service

1 adjointe
2 agents en charge du courrier
7 standardistes
3 agents d’accueil

Liaisons hiérarchiques
Chef de bureau
Direction du SGC

 Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des services de la préfecture et des DDI

Les collectivités territoriales

Les usagers de l’administration

Spécificités du poste / Contraintes

Utilisation de logiciels de gestion spécifique

Port de charges lourdes (20 kg maxi) ponctuellement / manipulation de charges régulières (5-10 kg)

Contraintes horaires liées à la remise par La Poste du courrier (à partir de 7h50 le matin)

Mise en œuvre des mesures liées à la labellisation Qual-e-pref et au programme Service Public +

Polyvalence en lien avec le service logistique sur la réception des colis des transporteurs

Qui contacter

L'adjointe au Chef de service - Mme Christine Billon – 05 46 27 45 53 – christine.billon@charente-maritime.gouv.fr

Pour tout renseignement RH :

sgc-mobilite-recrut-pref@charente-maritime.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 31/08/2025

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

Personnels du ministère de l'Intérieur

et personnels externes

 https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf 

Vos compétences principales mises en œuvre :

 Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau pratique - requis

 Savoir-faire 

Savoir analyser - niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser - niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

 
Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau pratique - requis

Savoir communiquer - niveau pratique - requis

Vos perspectives :

Exigence accrue en matière de qualité (fiabilité des orientations, fluidification des process). Montée en puissance de la dématérialisation et informatisation de plus en plus poussée, venant renforcer les compétences en termes de savoir-faire relationnels et d’utilisation des technologies d’information et de communication. Apports relatifs à la démarche qualité et d’amélioration continue. Ces fonctions offrent une vue d’ensemble intéressante et large sur les activités des services de l’État dans le département offrant une connaissance précieuse de la répartition des attributions.

Durée attendue sur le poste :

3 ans

Localisation

Préfecture de la Charente-Maritime
Secrétariat général – SGCD – Service interministériel départemental des relations avec les usagers

38 rue de Réaumur
17017 - LA ROCHELLE

Domaine(s) fonctionnel(s)  :  Administration générale

Code Emploi ref RIME       FP2ADM07

Emploi type / Code fiche de l’emploi-type : gestionnaire du courrier

Code Emploi type    ADM003A

Poste ouvert aux contractuel(les) sur le fondement juridique de l(article L 332-2-2 du code de la fonction publique Etat