RIFSEEP : 2

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers – marion.grue@ille-et-vilaine.gouv.fr

Cécile CARABAJAL, adjointe à la cheffe du pôle relations avec les usagers – cecile.carabajal@ille-et-vilaine.gouv.fr

Activités principales

Assurer la gestion du courrier de la préfecture, de l’OFII et de la DDPP

- Réception, tri et distribution du courrier de la préfecture, de l’OFII et de la DDPP

- Traitement du courrier dont le courrier réservé

- Affranchissement du courrier et répartition par service

- Tournées de dépôt/ramassage de courriers dans différents services de la ville de Rennes (SGCD 35, SGAR, tribunal administratif, DRFiP, CMI...)

- Gestion des outils de gestion électronique des documents : Maarch, SVE...

- Alimentation des instruments de suivi (affranchissement, retour des cessions etc.)

- Gestion des boites mail fonctionnelles

Assurer l'accueil et l'orientation des usagers et des partenaires de la DDETS d’Ille-et-Vilaine et de la DREETS Bretagne en cas d’absence de l’agent titulaire (congés/formations etc.)

- Accueil physique général de la DDETS et de la DREETS : accueillir les visiteurs, les prendre en charge, veiller au respect des consignes de sécurité (situation sanitaire, Vigipirate,…), renseigner le fichier de suivi sur le volume d’usagers accueillis (Le Newton - 3 bis avenue de Belle Fontaine à Cesson Sévigné)

- Réceptionner des livraisons : accueil des livreurs et signature des bons de livraison le cas échéant

- Gérer l’accès au parking du site en garantissant l’ouverture de la barrière à distance, dans le respect des consignes (visiteurs de la DDETS et de la DREETS autorisés, professionnels intervenant sur le site,...)

- Orienter vers les services compétents en fonction de la demande

- Apporter des réponses de premier niveau et expliquer les procédures le cas échéant

- Donner l’alerte en cas d’incident

- Assurer le traitement (réception/tri/distribution/affranchissement) du courrier entrant et sortant

 
Exercice des missions dans le respect des démarches qualité engagées par la préfecture.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Contraintes horaires le matin (ouverture à 7h15 par roulement avec les 3 autres agents)

- Permanence pendant la pause méridienne (téléphone d’astreinte en cas de livraison).

- Rigueur d’organisation et discrétion professionnelle

- Déplacements vers site Préfecture et DDI avec moyens fournis par le service (permis B indispensable)

- Flex-office

 - Présence obligatoire pendant les plages d'ouverture du bâtiment : 8h30-12h et 13h30-17h00

- Nécessité de planifier les absences.

Connaissances techniques :

- avoir des connaissances de l'environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)

Savoir- faire :

- Techniques d’accueil : niveau expert

- Écouter, analyser, reformuler la demande : niveau maîtrise

- Réagir de façon adaptée aux situations imprévues : niveau maîtrise

- Recueillir et traiter l’information  : niveau maîtrise

- Mettre en œuvre les techniques de communication professionnelle : niveau maîtrise

Savoir-être :

 - Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi : niveau maîtrise

- Gérer des situations conflictuelles : niveau maîtrise

- S’adapter aux différents types de public : niveau maîtrise

- S’exprimer avec aisance : niveau maîtrise

 Activités du service :

Le pôle assure les fonctions de courrier, de standard et d’accueil.

 
Composition et effectifs du service :

Le chef de pôle (cat. A) et son adjoint (cat. B)

Courrier préfecture/DDPP : 1 responsable de la coordination (cat. C) + 2 agents polyvalents (cat. C)

1 responsable de l’accueil physique et téléphonique (cat. B)

Standard préfecture/DDETS/DRETS: 2 agents (cat. C) + 2 agents polyvalents (cat. C)

Accueil préfecture: + 2 agents polyvalents (cat. C) + 1 volontaire en service civique

Accueil DDTM : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique

Accueil DML : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique

Accueil DDETS : 1 agent polyvalent (cat C) accueil physique et courrier (en poste également à la section courrier de la préfecture)

 
Liaisons hiérarchiques :

Cécile CARABAJAL, adjointe à la cheffe du pôle relations avec les usagers

Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers

Liaisons fonctionnelles :

Les services métiers de la préfecture, des Directions Départementales Interministérielles et de la DREETS.

Les usagers, les collectivités territoriales , les acteurs privés.

Emplois type / Codes fiche de l’emploi-type :

Gestionnaire du courrier - ADM003A

Chargé d’accueil et d’information - USA002A

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.