RIFSEEP : 2

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers – marion.grue@ille-et-vilaine.gouv.fr

Cécile CARABAJAL, adjointe à la cheffe du pôle relations avec les usagers – cecile.carabajal@ille-et-vilaine.gouv.fr

Activités principales :

 
- Réception, tri et distribution du courrier de la préfecture, de l’OFII et de la DDPP

- Traitement du courrier dont le courrier réservé

- Affranchissement du courrier et répartition par service

- Tournées de dépôt/ramassage de courriers dans différents services de la ville de Rennes (SGCD 35, SGAR, tribunal administratif, DRFiP, DDETS/DREETS...)

- Gestion des outils de gestion électronique des documents : Maarch, SVE...

- Alimentation des instruments de suivi (affranchissement, retour des cessions etc.)

- Gestion des boites mail fonctionnelles

 
Exercice des missions dans le respect des démarches qualité engagées par la préfecture.

 
Activités annexes :

- En tant que de besoin, l’agent pourra être amené à renforcer l’accueil ou le standard de la préfecture.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Contraintes horaires le matin (ouverture à 7h15 par roulement avec les 3 autres agents)

Permanence pendant la pause méridienne (téléphone d’astreinte en cas de livraison).

Rigueur d’organisation et discrétion professionnelle

Déplacements vers site Préfecture et DDI avec moyens fournis par le service (permis B indispensable)

Flex-office

Connaissances techniques :

- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – à acquérir

- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis

- avoir des compétences juridiques : niveau initié - requis

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis

- savoir s’organiser : niveau expert – requis

- avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis

Savoir-être :

 - avoir le sens des relations humaines : niveau pratique – requis

- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

- s'avoir s'exprimer oralement : niveau pratique - requis

- savoir accueillir : niveau pratique – requis

- faire preuve de rigueur et de méthode : niveau maîtrise – requis

Activités du service :

Le pôle assure les fonctions de courrier, de standard et d’accueil.

 
Composition et effectifs du service :

Le chef de pôle (cat. A) et son adjoint (cat. B)

Courrier préfecture/DDPP : 1 chargé de la coordination (cat. C) + 2 agents polyvalents (cat. C)

1 responsable de l’accueil général (physique et téléphonique) (cat. B)

Standard préfecture/DDETS/DREETS: 2 opérateurs (cat. C) + 2 agents polyvalents (cat. C)

Accueil préfecture: 2 agents polyvalents (cat. C) + 1 volontaire en service civique

Accueil DDTM : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique

Accueil DML : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique

Accueil DDETS : 1 agent (cat C) accueil physique et courrier (en poste également à la section courrier de la préfecture)

 
Liaisons hiérarchiques :

 Le chef de section courrier - L’adjoint au chef de pôle relations avec les usagers - Le chef de pôle relations avec les usagers

Liaisons fonctionnelles :

Corps préfectoral et services de la préfecture, DDI, tous services de l’État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.

Emplois type / Codes fiche de l’emploi-type :

Gestionnaire du courrier - ADM003A

Chargé d’accueil et d’information - USA002A

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.