Au sein du Bureau « relations aux usagers » du SGC, assure la continuité de la gestion du standard, des moyens de communication et des liaisons gouvernementales
• connaît l’environnement technique du standard et maîtrise l’utilisation des systèmes d’information et de communication spécifiques à cet environnement
• traite et achemine les appels téléphoniques 24h/24 pour les périmètres préfecture, sous‑préfectures et directions départementales interministérielles du Puy-de-Dôme : indication d’informations de 1er niveau, orientation des usagers vers les systèmes numériques, mise en relation avec les services compétents, suivi de la prise en charge des appels
• traite les appels téléphoniques des préfectures de l’Allier, du Cantal et de la Haute-Loire la nuit, les week-ends et les jours fériés dans le cadre du protocole de mutualisation
• met à jour la documentation de service, les annuaires, l’outil MUST ;
• collecte les consignes à appliquer dans le cadre de la continuité des liaisons gouvernementales
• exploite le réseau de commandement et remet les messages (RESCOM) pour les 4 départements en dehors des heures ouvrables
• participe aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises
• aide à la recherche d’interlocuteurs et de solutions pour les autorités ;
• réceptionne et analyse les fax et transmet par mail à la fermeture des services des 4 départements
• renseigne les tableaux de service (plannings).

 En qualité de secrétaire administratif
- en charge du reporting du standard, en lien avec l’exploitation des statistiques du serveur vocal interactif (SVI)
- pilote l’actualisation du SVI en lien avec les évolutions des services métiers, l’actualité départementale
- participe à la rédaction et la mise à jour des fiches de procédures internes au standard
- effectue une validation de premier niveau des fiches de procédures avant transmission hiérarchique
- constitue le relai hiérarchique sur les sujets techniques et supports : élabore et propose des solutions opérationnelles en lien avec le SIDSIC et les partenaires extérieurs compétents et rend compte
- participe, avec l’encadrement, au développement de projets relatifs aux sujets de la téléphonie sur les sites distants
- assure en lien avec la responsable, la réalisation et la mise à jour du planning du standard en H24 ; effectue la validation de premier niveau des congés ; propose des solutions de remplacement dans le cadre de la gestion de la continuité de service
- participe aux projets d’évolution des outils de gestion du planning (forme, documents comptabilisant les crédits d’heures, congés récupérateurs, absences et vacations) dans le but de moderniser les outils internes de suivi et de pilotage ; en collaboration avec sa hiérarchie
- assure une veille réglementaire relative à l’évolution de la réglementation en matière de travail en cycle

Personnes à contacter :
Mélanie VILLEDIEU, cheffe du bureau « relations aux usagers » 04.73.98.61.71

 
RIFSEEP : groupe 2

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Travail en brigade et horaires atypiques (nuits, dimanches et jours fériés), avec attente de la relève pour assurer la continuité du service

Renforts de brigade lors de circonstances exceptionnelles

Vacations spécifiques liées aux horaires

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique/requis

Avoir des compétences en informatique/niveau maîtrise/requis

Connaître les techniques d'accueil téléphonique/niveau maîtrise/requis

Savoir utiliser les systèmes d'information et de communication spécifiques/niveau maitrise/requis

Savoir-faire

Savoir analyser/niveau pratique/requis

Savoir s'organiser/ niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe/niveau pratique/requis

Compétences rédactionnelles/ niveau pratique/requis

Esprit de synthèse/ niveau pratique/requis

Savoir être

Savoir accueillir/niveau maitrise / requis

Savoir s'exprimer oralement/niveau maitrise/requis

Savoir s'adapter / niveau pratique/requis

Avoir le sens des relations humaines/niveau pratique/requis

Etre réactif dans un contexte de crise/niveau pratique/requis

Aides à l'installation

Pour les fonctionnaires désirant rejoindre le département du Puy-de-dôme, une convention signée avec MANPOWER permet au conjoint ou aux enfants de rechercher un emploi.

Une autre convention permet, sous condition de disponibilité, d'obtenir un logement temporaire, le temps de rechercher un logement pérenne.

Demandez plus de précisions lors de votre contact avec la personne en charge du recrutement.

Personnes à contacter pour le poste

Mélanie VILLEDIEU, cheffe du bureau « relations aux usagers », 04.73.98.61.71

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2