Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

Tâches classiques de secrétariat de direction : réponses aux courriers non techniques, réponses téléphoniques, tenue agenda, prise de rendez-vous

Accueil physique et téléphonique

Gestion des cartes achat et suivi des crédits du secrétaire général

Gestion de l'emploi du temps du secrétaire général, organisation de réunions de travail et avec une attention toute particulière dans la bonne organisation des missions de représentation (contact avec les organisateurs des cérémonies notamment sur l’aspect protocolaire, vérification en lien avec l’ONACVG de la production de discours, commande et livraison de gerbes de fleurs...)

Articulation des déplacements du secrétaire général avec les chauffeurs

Suivi de dossiers signalés et constitution des dossiers destinés au secrétaire général en lien direct avec les directions départementales interministérielles (DDI) sur le circuit des parapheurs et des signatures urgentes

Assurer une veille sur la messagerie fonctionnelle du secrétaire général

Faire l’interface avec les services logistiques et techniques pour les sujets liés à la résidence du secrétaire général

En tant que de besoin, assurer la continuité de service du secrétariat du Préfet

Missions accomplies dans le respect des engagements du référentiel Qual-e-pref 

Votre environnement professionnel :

• Activités du service

 
Le secrétariat général, sous l'autorité du préfet, anime et coordonne l'action des services départementaux de l'Etat et veille à la cohérence de la mise en place des politiques publiques.

• Composition et effectifs du service

L’équipe rattachée directement au secrétaire général de la préfecture rassemble :

- un agent en charge du secrétariat

- un agent en charge de la médiation numérique

- un référent départemental fraudes

• Liaisons hiérarchiques

  Liaison directe avec le secrétaire général

•  Liaisons fonctionnelles

Tous les secrétariats : Préfet, Directeur de Cabinet, SGAR, ceci pour les 5 départements normands, mais aussi les secrétariats de directions départementales, du conseil régional, des conseils départementaux, des maires, etc...

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité ; sens du contact et des relations humaines, sens de l'initiative et réactivité ; discrétion ; maîtrise des techniques de l'information et de la communication. 

Qui contacter ? 

Le secrétaire général : Monsieur Stéphane SINAGOGA

pref-secretariat-sg@calvados.gouv.fr, 02 31 30 64 07

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

• Connaissances techniques :
  

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

• Savoir faire :

Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir rédiger : niveau pratique requis

• Savoir être :

avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

savoir accueillir : niveau expert requis

savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

savoir communiquer : niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Secrétariat de direction d’autres structures 

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture du Calvados

Centre administratif départemental

Rue Daniel Huet

14000 CAEN

Emploi fonctionnel :

Code fiche de l’emploi type RMFP :

Assistant de direction – FPDIR038

Code fiche de l’emploi type REMI :

- Assistant d’administration générale – ADM004A

- Assistant de direction – ADM005A

Le poste est-il ouvert aux contractuels ? Oui

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), le recrutement du contrat s'appuie sur l'article : 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)