Groupe RIFSEEP : 1

Chargée / chargé d'accueil ou de service aux usagers = FPUSA001

Vos activités principales

- Assurer l’accueil et l’orientation des usagers et des partenaires, dans le cadre notamment des politiques interministérielles d’amélioration de la qualité de l’accueil

- Assurer l'accueil multicanal des différents interlocuteurs : physique, téléphonique

- Orienter en fonction de la demande

- Assurer l’écoute et les réponses de premier niveau

- Renseigner les tableaux de bord de suivi de l’activité ( accueil physique, téléphonique)

- Participer à la surveillance et à la sécurité de l’accès aux locaux

- Mettre à disposition le registre de santé-sécurité au travail et en informer le.a conseiller.ère de prévention hygiène et sécurité, en charge de la gestion du registre

- Participer à la rédaction et à la mise à jour des fiches de procédure relatives aux missions d’accueil sur le site

Dans le cadre de la polyvalence, Assurer l’ensemble de la mission courrier-courriel :

- tri du courrier arrivée / préparation du courrier départ

- orientation et réponse aux messages reçus sur la boite fonctionnelle ddtm@finistere.gouv.fr

- enregistrement de certains courriers dans l’application Maarch

NB : Se référer au tableau des polyvalences du service pour l’ordre de priorités des polyvalences

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3
directions départementales interministérielles.

Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Activités du service

- Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
- Points d’accueil numériques (préfecture)
- Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
- Gestion du courrier : tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
- Gestion des courriels : boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
- Gestion des archives

Composition et effectifs du service

Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service, 1 adjointe et cheffe de pôle, 1 chef de pôle et 23 agents.

Liaisons hiérarchiques fonctionnelles

Cheffe de pôles « accueil physique » et «courrier- courriel » et « mission archivage »

Cheffe du service des relations avec les usagers

Directeur adjoint du secrétariat général commun

Directrice du secrétariat général commun

Liaisons fonctionnelles

Relations fonctionnelles avec les responsables de site

Liaisons avec tous services de la DDTM, usagers, pôle logistique du SGC

Qui contacter :

La cheffe du pôle accueil physique, adjointe de la cheffe de service : Carole MARVY

Tel : 02 90 77 22 81

Courriel : carole.marvy@finistere.gouv.fr

La cheffe de service : Aurore LEMASSON

Tel : 02 90 77 22 80

Courriel : aurore.lemasson@finistere.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 

publication réglementaire minimale d'un mois sur MOB-MI et la PEP à compter de la date de publication de la fiche.

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/index.php/mobilite-postes-vacants

Pour candidater sur un poste :

- vous devez tout d'abord effectuer une recherche de postes. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre soit sur MOB-MI (https://ministereinterieur-employee.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036), soit sur la PEP - place de l'emploi public (http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/index.php/mobilite-postes-vacants).

Le formulaire de mobilité qui vous permet de candidater est disponible en téléchargement via le lien ci-dessous

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique à acquérir

Avoir des compétences informatique et bureautique / niveau pratique requis

Démarche qualité / niveau pratique à acquérir

Technique d'accueil / niveau initié requis

Savoir s'exprimer oralement / niveau pratique requis

Savoir s'organiser / niveau pratique requis

Savoir-faire

Savoir négocier / niveau initié requis

Gérer les conflits / niveau initié requis

Savoir communiquer / niveau initié requis

Savoir rendre compte / niveau pratique requis

Polyvalence / niveau pratique requis

Savoir analyser / niveau pratique requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique requis

Savoir s'adapter / niveau pratique requis

Faire preuve de diplomatie / niveau initié requis

Être réactif / niveau initié requis

Maitrise de soi / niveau pratique requis

Représenter l’État / niveau pratique requis

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 
Présence d'au moins 1 agent d'accueil aux horaires d'ouverture au public ( du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h45 à 16h30)

Bonne présentation

Les missions ne peuvent pas être réalisées en télétravail

Durée attendue sur le poste : 3 ans

1° de l'article L332-2 (anciennement 1° de l'article 4)