Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Chargé d’accueil et d’information - Standardiste / USA002A

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

- Contribuer à assurer la continuité de service avec le standard externalisé
- Identifier les demandes des usagers
- Mise en relation/orientation et prise en charge de tous les appels
- Mise à jour de l’annuaire des contacts externes et internes
- Contribuer à garantir la qualité de service (temps d’attente, qualité de la réponse, prise en compte des spécificités…)
- Fournir les réponses de premier niveau
- Informer sur les démarches administratives et procédures en vigueur
- Rediriger vers les plateformes en ligne ou partenaires si nécessaire
- Appliquer les consignes de sécurité et de confidentialité


En activité annexe :
- Rechercher et extraire les dossiers demandés par les services internes
- Mettre à disposition les dossiers physiques ou numériques dans les délais requis
- Assurer la traçabilité des mouvements de dossiers (prêt, retour, consultation)
- Garantir la confidentialité des informations communiquées
- Préparer les dossiers en vue de leur numérisation (tri, dépollution, vérification de l’intégrité)
- Scanner les documents dans le respect des normes de qualité (résolution, format, lisibilité)
- Classer les fonds selon les règles archivistiques (respect des fonds, plan de classement)
- Réceptionner les versements d’archives des services producteurs
- Vérifier la conformité des bordereaux de versement
- Assurer le tri réglementaire des documents (conservation, élimination selon les durées légales)
- Participer aux campagnes de collecte d’archives publiques

Votre environnement professionnel

Activités du service : Le bureau assure la réception, l’orientation et l’information des usagers de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI. Le pôle « sollicitation des usagers » assure la gestion du courrier dématérialisé, le traitement et la réponse aux courriels des usagers, ainsi que l’organisation, la conservation et la communication des archives. Le chef de ce pôle pilote et coordonne les activités, veille au suivi des délais de traitement et à la qualité des réponses apportées aux usagers. Le pôle « accueil et sécurité » est chargé de l’accueil physique du public et de la sécurité des locaux et des personnes. Le chef de pôle assure l’organisation de l’accueil, la coordination des dispositifs de sécurité. Il veille au respect des règles de sécurité et à la qualité de l’accueil. Il a en charge le point d’accueil numérique

Composition et effectifs du service : 23 agents = 2 pôles:2A : chef de bureau et adjoint ; 2 B chefs de pôle et 17 C ; 2 agents de la direction des migrations et de l’intégration en hiérarchie fonctionnelle

Liaisons hiérarchiques : Le chef de pôle sollicitation des usagers ; Le chef du bureau et son adjoint

Liaisons fonctionnelles :  L’ensemble des agents de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Base horaire hebdomadaire, choix entre différents régimes (entre 36h30 et 38h30).

Vous participez aux astreintes du service.

En cas de nécessité de service, vous devez être disponible pour travailler la nuit et le week-end.

Qui contacter :

Nathalie LAURENT-LE-ROY - nathalie.laurent-le-roy@yvelines.gouv.fr

Le Bureau des Ressources Humaines (uniquement en copie) : sgc-rh-mi@yvelines.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- CV et lettre de motivation dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire)

- formulaire demande de mobilité/recrutement pour les agents fonctionnaires avec avis hiérarchique obligatoire

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis
Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir analyser / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Savoir accueillir / niveau pratique - requis
Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - à acquérir
Savoir s'adapter / niveau pratique - requis

Vos perspectives

Ce poste permet d'acquérir une expérience pour passer les concours et examens professionnels.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Localisation administrative et géographique : 

Préfecture des Yvelines –Secrétariat général commun départemental- bureau accueil et information – 1 rue Jean Houdon 78 000 Versailles

Fondement du code général de la fonction publique 2° de l'article L332-2