Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- Gestion de l’agenda

- Analyse et gestion des demandes d’information

- Organiser les déplacements et visites du Préfet

- Organiser les déjeuners, les dîners et les réceptions

- Réaliser les plans de table

- Suivi des invitations quand le préfet est concerné

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

- Maîtriser les circuits et les procédures administratives

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents

- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

- Gestion des courriers électroniques

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la cheffe du secrétariat particulier

- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

- En coordination avec le service informatique, veiller au bon fonctionnement des visioconférences

Votre environnement professionnel :
Activités du service : Le secrétariat particulier a en charge d’assister le Préfet dans l’organisation de son environnement professionnel

Composition et effectifs du service : 2 agents

Liaisons hiérarchiques : cheffe du secrétariat particulier et M. le Préfet

Liaisons fonctionnelles : cabinet du préfet, services de la préfecture et des sous-préfectures, ministère de l’intérieur, ministères, autorités administratives civiles, judiciaires et militaires, les élus, les corps constitués…

Grande amplitude horaire ou en dépassement des plages horaires classiques ; pics d’activités en fonction des obligations du service et à la demande du préfet ; respect des obligations de discrétion et de confidentialité ; poste exposé et difficile nécessitant une bonne capacité de résistance au stress.

Connaissances techniques

Connaissance technique niveau expert requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau expert

requis

Connaître l'environnement professionnel niveau expert requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau expert requis

Savoir analyser niveau expert requis

Savoir rédiger niveau expert requis

Savoir-être

savoir accueillir niveau expert requis

savoir s'adapter niveau expert requis

savoir s'exprimer oralement niveau expert requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

CONTACT : 

Mme Victorin , cheffe du secrétariat particulier de M. le Préfet

feroudja.victorin@herault.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
- CV
- lettre de motivation
- Formulaire de mobilité quelque soit votre statut

Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.