Groupe RIFSEEP : 1

SAA : 43PR0000

SAO : 43PR3000

Vos activités principales :

Positionné(e) en contact direct et quotidien avec l'autorité préfectorale, vous assistez le Secrétaire Général (SG) et la Secrétaire Générale Adjointe (SGA) dans l'accomplissement de leurs missions. Ce positionnement offre une vision globale et stratégique du fonctionnement de la préfecture et plus généralement de l'Etat dans le département. En contact avec les principales autorités du département, le poste est tout à la fois exigeant, stimulant et diversifié.

En votre qualité d'assistant(e), vous êtes chargé(e) d’assurer les missions suivantes en appui du Secrétaire Général et de la Secrétaire Générale Adjointe :

Gestion des contacts et suivi des organigrammes : filtrages des interlocuteurs/appels, accueil physique, suivi des répertoires/organigrammes et mises à jour ;

- Gestion et suivi de l'agenda : planification/organisation de déplacements, organisation de visio/conférences téléphoniques et suivi des réunions en lien étroit avec le secrétariat du Préfet, participation aux réunions d'agenda, coordination avec les services de l'Etat pour le suivi des agendas ;

- Préparation des dossiers pour les réunions et manifestations dans le département, en lien avec l'ensemble des services de l'Etat dans le département (consolidation de pièces, impressions, constitution de dossiers, archivage) ;

- Assurer le suivi de divers points spécifiques : congés et permanences, gestion du livre de cave, CET Secrétaire Général et Secrétaire Générale Adjointe, gestion des frais/cartes achats, book de presse…

Vous pourrez être amené à rédiger et faire des recherches documentaires : saisie de notes, rapports, discours, courriers, recherches documentaires/d'actualité ;

Un lien étroit de travail doit être maintenu avec le secrétariat préfet/directeur de cabinet, ainsi qu'avec les secrétariats de direction des principaux directeurs et sous-préfets du département.

 Cette liste n’est pas exhaustive et est susceptible d’évolution.

- Activité du service :

Le Secrétaire Général est le premier collaborateur du Préfet, qu'il assiste dans l'exercice de ses missions générales. Sous l'autorité de ce dernier, il a la charge de la conduite des politiques interministérielles, de la gestion des grands dossiers départementaux et de l'impulsion donnée aux actions de l’État dans le département. Il est chargé des relations avec les agents de la préfecture et gère le budget et le patrimoine de la préfecture.

Le Secrétaire Général remplace le Préfet, en cas d'absence ou de vacance de celui-ci. Il est le sous-préfet de l'arrondissement du Puy-en-Velay.

La Secrétaire Générale Adjointe, quant à elle, est chargée de missions thématiques auprès du préfet. Elle intervient à titre subsidiaire sur les missions du Secrétaire Général en son absence.

Votre environnement professionnel :

- Composition et effectifs du service :

L’assistant(e) de direction, le service de la Coordination interministérielle, le Directeur de la Citoyenneté et de la Légalité, le Référent Fraude Départemental, et le chef du BRUP sont directement placés sous l’autorité du Secrétaire Général, par ailleurs responsable de l’ensemble des services de la préfecture.

- Liaisons hiérarchiques :

Le Secrétaire Général de la Préfecture, la Secrétaire Générale Adjointe.

- Liaisons fonctionnelles:

L’assistant(e) de direction du Secrétaire Général et de la Secrétaire Générale Adjointe travaille en étroite collaboration avec les assistant(e)s du Préfet / Directeur des Services du Cabinet, des 2 sous-préfectures ainsi que les autres acteurs en contact avec le corps préfectoral : services de l’État, entreprises, élus locaux, acteurs associatifs, etc.

- Spécificités du poste :

Horaires et saisonnalités : vous exercez vos missions journalières sur la base théorique de l’horaire habituel des personnels de la préfecture, à savoir 38h00 ou 38h30 hebdomadaires.

Poste soumis à un régime particulier dans le règlement intérieur : les heures supplémentaires accomplies mensuellement excédant le contingent de 25 heures font l'objet d'une compensation sous forme de congés récupérateurs et ne bénéficient pas de régulation mensuelle (CASPER).
Le poste requiert en outre des capacités d’adaptation, de réactivité, de discrétion et de disponibilité.

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique-bureautique /Niveau maîtrise

Connaître l’environnement professionnel / Niveau maîtrise

Savoir-faire :

Savoir s’organiser / Niveau maîtrise

Savoir rédiger / Niveau maîtrise

Savoir- être :

Avoir le sens des relations humaines / Niveau pratique
Savoir communiquer / Niveau pratique
Savoir s’adapter / Niveau maîtrise

Qui contacter :

Mme la Secrétaire Générale Adjointe : Mme Cheffi BRENNER-ADRANLETE (cheffi.brenner-adanlete@haute-loire.gouv.fr)

Mme la Directrice du SGCD : Mme Sophie REYNIER (sophie.reynier@haute-loire.gouv.fr / tél : 04 71 09 92 38)

Formulaire de mobilité :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Formulaire_de_mobilit%C3%A9_2023_copie.pdf

2° de l'article L332-2 du titre III du livre III du code générale de la fonction publique