Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

-Accueil physique et téléphonique (lignes du pôle administratif du cabinet).
- Prise de connaissance et traitement des demandes reçues par courriel sur la boîte structurelle du cabinet et le RESCOM.

- Traitement des courriers arrivée/départ de l’ENSP (mise en forme, enregistrement sur le logiciel MAARCH).

- Tenue des registres, numérotation, diffusion et archivage des notes de service.

- Organisation et suivi des déplacements dans le cadre des événements majeurs de l’ENSP (utilisation du logiciel de réservation).

- Contribution à l’organisation de la comitologie, relecture des documents afférents.

- Suivi des demandes de contributions à l’ENSP : ouverture des dossiers, mise à jour des tableaux, classement des documents, centralisation des retours et mise en forme des réponses rédigées par le chef du bureau du cabinet ou son adjoint(e).

- Participation à l’organisation des cérémonies dont envoi des invitations, suivi des transports, des besoins en hébergement et restauration, création des listes à diffuser aux différents services

- Liaison avec le secrétariat de Cannes-Ecluse.

- Remplacement, en cas de besoin en suppléance de l’adjoint(e) du chef du bureau du cabinet, de la secrétaire de direction en son absence notamment pour la tenue des agendas de la direction, la programmation des déplacements, le filtrage des interlocuteurs, l’organisation de la logistique de différentes instances.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

 
Travail en binôme avec l’autre assistant(e) administratif(ve) pour assurer la continuité du service.

 
Remplacement de la secrétaire de direction, en cas de nécessité en son absence, sur les missions courantes.

 
Grandes discrétion et disponibilité.

Votre environnement professionnel :

* Activités du service

Bureau du cabinet

* Composition et effectifs du service

Chef du bureau du cabinet, secrétaire du pôle administratif bureau de la direction, deux adjoints administratifs au pôle administratif

* Liaisons hiérarchiques

Chef du bureau du cabinet et son adjoint(e)

* Liaisons fonctionnelles

Ensemble des services de l’école

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Travail hebdomadaire : 39 heures

Prime centrale

Qui contacter ?

Chef du bureau du cabinet : 04 72 53 18 87

ensp-cabinet@interieur.gouv.fr

Département ressources humaines de l’ENSP : 04 77 53 19 32

ensp-rh@interieur.gouv.fr

Date limite de dépôt de candidature : 31/12/2024

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/annexe_I_-_Formulaire_de_demande_de_mobilit%C3%A9.docx

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

- avoir des compétences en informatique bureautique : niveau pratique requis

- connaître l'environnement professionnel : niveau pratique -requis

Savoir faire :

- savoir travailler en équipe : niveau pratique - requis

- savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

- savoir rédiger : niveau pratique - requis

Savoir être :

- avoir le sens des relations humaines : niveau pratique - requis

- savoir accueillir : niveau maîtrise -  requis

- savoir s'adapter : niveau maîtrise- requis

Vos perspectives :

Les perspectives d’évolution du poste sont celles communes aux adjoints administratifs.

Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :

code RIME : FPDIR038

code fiche emploi-type : FP2ADM04

Code général de la Fonction Publique  Article L332-2 2°