Assistant/e de direction au cabinet du préfet délégué pour la défense et la sécurité zone Ouest

Groupe Rifseep 1

Vos activités principales :

Le poste est à pourvoir au sein du cabinet du préfet délégué pour la défense et la sécurité de la zone Ouest. Celui-ci a pour rôle d’appuyer l’autorité préfectorale dans l’exercice de ses responsabilités en assurant son secrétariat particulier, en suivant les affaires réservées, en coordonnant l’action des différentes structures de la préfecture de zone et en assurant le suivi administratif, budgétaire et immobilier du site, de la résidence préfectorale et des services de la préfecture de zone.

Sous l’autorité du chef de cabinet et de son adjoint, l’assistant/e de direction a pour missions principales :

1/ D’assurer le secrétariat du préfet délégué :

la tenue de l’agenda électronique du préfet délégué : prise des rendez-vous, organisation des réunions en lien avec les services, réservation des salles, organisation des déplacements, organisation des réceptions à la résidence (invitations, etc.) ;
la préparation des dossiers du préfet délégué : préparation des dossiers et mise en forme éventuelle ;
le traitement des courriers et des parapheurs : enregistrement, rédaction et mise en forme éventuelles, classement, archivage ;
la réception des appels téléphoniques, l’accueil des rendez-vous du préfet délégué.

L’assistant/e de direction assure également la mise à jour des organigrammes du service, les comptes-rendus des réunions et participe au bon fonctionnement du cabinet.

2/ D’assurer un suivi du budget de la préfecture de la zone de défense et de sécurité en lien avec le SGCD 35 : préparation, programmation, exécution, traitement des factures.

3/ De participer au suivi logistique, mobilier et immobilier du pavillon de la Borderie et de la résidence du préfet délégué en lien avec le SGCD.

4/ de Gérer les frais de déplacement et ordres de mission des personnels via l’application CHORUS DT

5/ D’assurer le soutien logistique du centre opérationnel zonal (COZ) renforcé ainsi qu’une mission d’accueil/secrétariat en cas de crise majeure ou dans le cadre d’exercices de gestion de crise.

Composition et effectifs du service :

Placé sous l'autorité d'une directrice de cabinet, le cabinet du préfet délégué est composé d'un chef de cabinet (A), d'un chef de cabinet adjoint (A), d'un chargé de mission cartographie et modernisation (A), de deux assistantes de direction (C), d'un gestionnaire logistique polyvalent (C) et d'un chauffeur (C), ainsi que deux personnels de résidence (C).

Liaisons hiérarchiques :

Chef de cabinet N+1

Directrice de cabinet N+2

Liaisons fonctionnelles :

Les services de la préfecture de zone (EMIZ, SGAMI) et ses partenaires : secrétariats des directeurs de cabinet et secrétaires généraux des préfectures, directeurs zonaux de la police, DDSP, Régions de gendarmerie et commandants de groupement, délégués ministériels de zone (DREAL, DRAAF, DRAC, rectorat, ARS etc.), administration centrale, etc.

Compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir

Avoir des compétences en informatique / bureautique : niveau maîtrise – requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique – à acquérir

Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe niveau expert - requis

Savoir s’organiser : niveau expert – requis

Savoir être :

Savoir accueillir : niveau maîtrise – requis

Savoir communiquer : niveau expert – requis

Savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

Faire preuve de rigueur et de méthode : niveau expert - requis

Vos perspectives :

Ce poste, très ouvert sur l’ensemble des missions du ministère de l’Intérieur (préfecture, police, gendarmerie), permet de développer des compétences polyvalentes et des capacités d’adaptation qui constituent des atouts pour l’accès au grade supérieur.

Durée attendue sur le poste : 2 à 5 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de la zone de défense et de sécurité Ouest – cabinet du préfet délégué pour la défense et la sécurité - 2 place Saint-Melaine - 35000 RENNES

Emploi(s) –type : Assistant/e de direction

Domaine(s) fonctionnel(s) : Administration générale

Code(s) fiche de l’emploi-type : ADM005A

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Régime hebdomadaire sur la base de 38h / 38h30. Ce poste nécessite de la disponibilité et requiert discrétion professionnelle, loyauté, précision, rigueur et fiabilité.

L’assistant/e de direction doit en outre faire preuve de réactivité, d’adaptation et d’esprit d’initiative pour travailler de façon autonome.

Le poste donne lieu à enquête administrative pour la délivrance d’une habilitation.

Qui contacter ?

Le chef de cabinet adjoint (chef de cabinet par interim) : 02 21 68 32 23

FORMULAIRE DE MOBILITE + CV + LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRES pour titulaires et contractuels :

voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

La préfecture de la zone de défense et de sécurité Ouest est un échelon administratif territorial spécialisé qui recouvre les 20 départements des 4 régions Bretagne, Pays-de-la-Loire, Normandie et Centre Val-de-Loire. Ses principales missions sont :

l’élaboration des mesures non militaires de défense et la coopération avec les autorités militaires ;
l’animation et la coordination des politiques de sécurité intérieure, de sécurité civile et de sécurité économique ;
la veille opérationnelle zonale et la remontée de l’information vers le niveau national ;
l’appui aux échelons départementaux dans le domaine de la sécurité nationale par la mise à disposition de moyens de sécurité civile ou de sécurité publique ;
la préparation et la gestion des crises qui dépassent le cadre d'un département ;
l’administration des moyens du ministère de l’Intérieur.

La préfecture de la zone de défense et de sécurité est composée de plusieurs structures : le SGAMI Ouest (900 agents) est compétent en matière d’administration des moyens du ministère de l’Intérieur ; l’état-major interministériel de zone (24 agents) et le bureau de la sécurité intérieure (9 agents) sont compétents pour les questions tenant à la sécurité civile, à la sécurité intérieure et à la gestion de crise. Le préfet délégué pour la défense et la sécurité dispose par ailleurs d’un cabinet.

Fondement juridique : Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2