Assistant(e) de direction auprès de la Directrice de cabinet et du Conseiller aux affaires politiques et avenir institutionnel

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

Auprès de la Directrice de cabinet en l’absence de l’assistante de direction de la directrice :

Assurer les tâches de secrétariat,
Gestion de l’agenda et des priorités,
Gestion des flux de documents entrant et sortant,
Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Remise en forme de documents/ de notes sous une forme appropriée (Charte Marianne : note, tableau, graphique, présentation PowerPoint, etc.
Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
Préparations des fonds de dossier pour la directrice et le Haut-Commissaire
 

Auprès de la Conseillère aux affaires politiques et Avenir Institutionnel :

1.  Sur le plan politique :

·       Assurer les tâches de secrétariat : gestion de l’agenda, préparation et organisation de rendez-vous et réunions, organisation des déplacements, préparation des fonds de dossiers pour les réunions

·       Organiser et mettre à jour les dossiers (archivage, suivi du réseau)

·       Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu à la demande du conseiller.

2.  Sur le fonds Pacifique :

·       Assurer le suivi financier sur le logiciel Chorus des dossiers de coopération au titre du fonds de coopération économique, social et culturel pour le Pacifique.

3.  Sur la participation aux diverses missions ponctuelles menées par le cabinet :

·       Visites officielles,

·       Conduite de projet,

·       Déplacements des autorités préfectorales.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

·       Horaires atypiques

·       Forte disponibilité

·       Adaptabilité

·       Appétence pour le travail en équipe

·       Discrétion professionnelle

Votre environnement professionnel

Activités du service

-       Conduite au niveau du cabinet du Haut-commissariat des affaires de sécurité publique et gestion de crise

-       Conduite au niveau du cabinet du Haut-commissariat des affaires politiques.

-       Relations avec les autorités institutionnelles et politiques du territoire.

-       Analyse régulière des évolutions institutionnelles à l’usage des autorités centrales.

-       Suivi des dossiers relatifs au sujet mémoriel.

Composition et effectifs du service

-       1 directrice de cabinet

-       2 assistantes de direction

-       1 conseiller aux affaires politiques et avenir institutionnel

-       1 chargé de mission affaires politiques et avenir institutionnel

Liaisons hiérarchiques

-          Directrice de Cabinet

Liaisons fonctionnelles

-          Conseillère aux affaires politiques et avenir institutionnel

Durée attendue sur le poste :  2 ans

Vos perspectives :

Cette expérience offre un enrichissement personnel et professionnel, permettant d’acquérir des compétences variées au sein d’un cabinet.

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel - niveau expert requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau expert requis

Licence « CHORUS Formulaire » et maitrise du logiciel

Savoir-faire :

Savoir s'organiser - niveau initié requis

Savoir travailler en équipe - niveau initié requis

Savoir rédiger - niveau expert requis

Avoir l'esprit de synthèse - niveau expert requis

Savoir analyser - niveau initié requis

Savoir-être :

Savoir s'adapter - niveau expert requis

Savoir communiquer - niveau initié requis

Avoir le sens des relations humaines - niveau expert requis

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Haut-commissariat de la République en Nouvelle-Calédonie

Cabinet du haut-commissariat

1 avenue du Maréchal FOCH - BP C5 - 98844 NOUMEA CEDEX

Code fiche de l’emploi type 1 :

Assistante de direction (FPDIR038)

Le poste est-il ouvert aux contractuels? Non

La date limite de dépôt des candidatures est fixée à un mois à compter de la publication sur MOB-MI

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Lettre de motivation, curriculum vitae et voir le formulaire de demande de mobilité.

Personnels du ministère de l'Intérieur                                                                           

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Les personnes intéressées à poser leur candidature sont invitées à suivre la procédure suivante en fonction de leur statut :

Les agents du ministère de l'intérieur et de l'outre-mer doivent utiliser l'application MOB-MI ;

Les agents issus d'autres administrations doivent formaliser leur demande sur le site "Choisir le service public".

Code général de la fonction publique, notamment le titre II du livre VIII de la partie législative