Objectifs du poste :

Assister le directeur et l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne du travail, et apporter un appui aux missions du SRH, en particulier sur la gestion des carrières des agents MI.

Missions principales :

1. Secrétariat de direction (mission principale et prioritaire)

Organisation et gestion du temps :

- Gestion stratégique des agendas du directeur et des directeurs adjoints

- Planification des réunions et coordination des participants
- Anticipation des échéances sensibles
- Mise en place d’alertes pour les dossiers critiques
- Hiérarchisation des urgences
- Gestion des imprévus

Gestion des flux d’information :

- Gestion du courrier arrivée/départ
- Gestion de la boîte mail direction
- Préparation et vérification des parapheurs
- Constitution et préparation des dossiers pour les réunions et instances
- Suivi des dossiers signalés et relances

Communication professionnelle :

- Accueil téléphonique et physique
- Filtrage des sollicitations
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents
- Élaboration de comptes rendus et relevés de conclusions (CODIR notamment)
- Diffusion fiable et sécurisée de l’information

Gestion documentaire :

- Constitution et structuration des dossiers
- Classement physique et numérique
- Archivage
- Recherche et diffusion d’informations

2. Logistique et coordination transversale (mission partagée)

En coordination avec les chefs de service et les chargés de mission :

- Organisation matérielle des réunions, séminaires et événements
- Réservation de salles
- Coordination des commandes et fournitures
- Organisation des déplacements
- Appui logistique aux projets transversaux
Cette mission s’inscrit dans une logique de répartition concertée des tâches.

 
3️. Appui aux dossiers techniques du SRH (intervention encadrée)

- Intervention uniquement selon un plan de charge négocié avec la direction
- Réalisation des travaux utiles en appui (suivi dossiers retraite, avancement, cumul activités, Estève, AEL, remboursements frais médicaux)
- Appui administratif et de suivi (mise en forme, consolidation, tableaux de suivi)
Ces actions sont ponctuelles et ne constituent pas le cœur permanent du poste.

Votre environnement professionnel

 
Le secrétariat général commun est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et sous l’autorité fonctionnelle des directeurs départementaux interministériels et du secrétaire général de la préfecture, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans les conditions fixées par des contrats de services qui feront l’objet d’une évaluation au moins annuelle.

Liaisons hiérarchiques

Placé sous l’autorité hiérarchique du directeur du SGC.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Poste exigeant de réelles qualités relationnelles, discrétion, organisation, faculté d'adaptation , rigueur et capacités de rédaction.

- Compétences informatiques : LibreOffice, LibreOffice Calc, messagerie, Intranet, Internet, outils métier.

- Compétences RH gestion de carrière souhaitées, ou volonté de les acquérir

- Aptitude à travailler en réseau, dans un cadre interministériel

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Codifications métiers :

Domaine(s) fonctionnel(s) : Direction et pilotage des politiques publiques

 
Code emploi type MIOM :  ADM005A          

Code emploi de référence RIME : FPEADM05

Code emploi RMFP (nouveau) : ERDIR022

Catégorie statutaire / Corps : C / Adjoint administratif

 Groupe RIFSEEP : 2

Information complémentaire :

Au delà d'un mois de publication cette offre est susceptible d'être dépubliée.

• Compétences techniques

Connaître l'environnement professionnel

Avoir des compétences en informatique – bureautique

Gestion carrière RH

• Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

Savoir s'organiser

Savoir rédiger

Savoir appliquer la réglementation

• Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines

Savoir accueillir

Savoir s'adapter

Savoir communiquer

Votre environnement de travail

Le poste est localisé au centre administratif départemental des Alpes-Maritimes (CADAM), idéalement desservi par les transports en commun (tram et bus : http://www.lignedazur.com/ ) ,et à proximité de l’A8.

Nombreuses facilités et services proposés sur place aux agents y travaillant : restaurant administratif, petite restauration à emporter, cafétéria, parkings gratuits réservés aux personnels, crèche, salle de sport, magasin pour achats de produits de première nécessité, accès à des espaces verts à proximité,etc.

Envie d'en savoir plus sur les services de l’État dans le 06 ? Consultez le Site internet des services de l'Etat dans le 06!

IMPORTANT : liste des pièces requises pour déposer une candidature

Les candidatures doivent impérativement être déposées sur ce site, avec le formulaire complété, signé et visé par votre hiérarchie.

Pour les fonctionnaires titulaires hors ministère de l'intérieur, par leur service RH.

Le formulaire doit être accompagné des pièces mentionnées en dernière page.

Un formulaire unique pour les titulaires et les contractuels doit être téléchargé à l’adresse suivante :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement du 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique : un contractuel peut être recruté sur ce poste en l'absence de candidature d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.