GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Assure le secrétariat particulier du Préfet:

- tenue et gestion rigoureuse de l’agenda, gestion des appels téléphoniques et des courriels ;

- organisation des entretiens et de certaines réunions présidées par le préfet (vérification de la disponibilité des salles, des participants, envoi des invitations, des documents préparatoires et des compte-rendu…);

- participation à la constitution des dossiers d’audience et de déplacements du préfet

- organisation des déplacements du préfet en lien notamment avec le chauffeur

- diffusion de messages, circulation du courrier réservé et des parapheurs après examen des directives éventuellement apposées par le préfet

- aide à la préparation de visites officielles

- saisie de courriers, notes, rapports

- traitement de dossiers ponctuels spécifiques

- soutien dans la gestion des réceptions à la résidence du préfet (réalisation des menus, plans de table...)

- gestion du centre de coût du préfet en lien avec le personnel de résidence et le service finances du SGCD

- suivi des congés des directions interministérielles et de la direction du SGCD;

- binôme avec le secrétariat du directeur de cabinet et remplacement en cas de besoin, et ce, afin d’assurer la continuité du service.

Travail en commun avec le secrétariat de la Secrétaire générale en cas de besoin.

Votre environnement professionnel

Activités du service
Le Préfet est le représentant de l’État dans le département.

Il a la charge des intérêts nationaux et du respect des lois.

Il assure le contrôle administratif du département, des communes et des établissements publics implantés dans le département.

Il impulse les projets et coordonne les actions des services déconcentrés de l’Etat

Il assure le lien avec les élus

Composition et effectifs du service

Liaisons hiérarchiques
Le Préfet, la directrice de cabinet

Liaisons fonctionnelles
Le corps préfectoral, les services de l’État, du Département, de la Région et des Elus.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- discrétion, méthode, disponibilité, bon niveau de maîtrise des logiciels bureautiques courants

- autonomie dans l’organisation, adaptabilité et aptitude à la polyvalence

- sociabilité, goût du travail en équipe, aptitude à prendre des décisions

Attraits : le poste est très varié. Il permet de nombreux contacts et une prise avec l’actualité. Une attention de tous les instants doit être apportée pour s’assurer que le Préfet dispose des éléments et de l’environnement nécessaires au bon exercice de ses fonctions.

Contraintes :

permanence une semaine sur deux jusqu’à 18h30

QUI CONTACTER

prefet@saone-et-loire.pref.gouv.fr

pref-directeur-cabinet@saone-et-loire.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou CHOISIR LE SERVICE PUBLIC

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques :

avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - requis

Savoir-faire
Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

L’expérience et les compétences acquises permettent de faciliter la préparation aux examens professionnels, concours internes, et pourquoi pas accéder à un poste de catégorie supérieure.

Localisation administrative et géographique / Affectation

PREFECTURE DE SAONE-ET-LOIRE/CABINET/196 RUE DE STRASBOURG – 71000 MACON

ARTICLE L332-7 DU CODE DE LA FONCTION PUBLIQUE