Groupe RIFSEEP : 1

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Assistant de direction / ADM005A

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de la Marne Secrétariat général / 1, rue de Jessaint – CS 50431 51036 Châlons-en-Champagne Cedex

Vos activités principales

- Assiste le secrétaire général dans ses dossiers quotidiens,

- Gère l’agenda, les appels téléphoniques, le courrier du secrétaire général,

- Assure les tâches de bureautiques : frappe de documents, mise en forme, rédige des projets de réponses

- Gère le budget du secrétaire général

- Archive les dossiers

- Planifie et organise les audiences et les réunions du secrétaire général

- Constitue les dossiers du secrétaire général

- Suit les congés du secrétaire général

- Suit les dossiers de dérogation de repos dominical lors de leur arrivée en préfecture

- Assure l’approvisionnement et la gestion des stocks de fournitures pour le secrétaire général et les services du secrétariat général

- S’assure de la réception des dossiers du secrétaire général

- Travaille en relation étroite avec l’assistante du préfet et du directeur de cabinet

- Suit l’agenda en lien avec l’assistante du préfet et du directeur de cabinet

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Qui contacter :

• sgc-mobilite@marne.gouv.fr
• Secrétariat du secrétaire général : 03 26 26 11 32

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Contraintes horaires : 38h30 hebdomadaires (27 CA + 2 jours de fractionnement + 18 RTT)

• En cas d’absence de l’assistant.e du (ou de la) préfet.e ou de l’assistant.e du directeur/trice de Cabinet, vous êtes amené.e à assurer leur suppléance.

Les candidatures (titulaires et contractuels) doivent obligatoirement être déposées depuis l’espace candidat accompagnées du formulaire de demande de mobilité du ministère de l’intérieur disponible ci-dessous :

- lien pour les candidats internes : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

-     lien pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

• Activités du service : Secrétariat

• Composition et effectifs du service : Le secrétaire général et l'assitant(e) du secrétaire général

• Liaisons hiérarchiques : le secrétaire général

• Liaisons fonctionnelles : Tous les services de la préfecture

                                                   Sous préfecture

                                                   Services de l’État

                                                   Interlocuteurs externes

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels conformément au titre III du livre III du code général de la fonction publique et notamment le 2° de l'article L332.2