Assistant(e) particulier(ère) de la Secrétaire Générale

Vos activités principales

Secrétariat particulier de la secrétaire générale et du directeur de cabinet : accueil téléphonique et gestion des appels, gestion des agendas, organisation des audiences, des déplacements et de certaines réunions de la secrétaire générale et du directeur de cabinet.

Gestion de l’agenda et des appels téléphoniques de M. le préfet en l’absence de son secrétaire particulier.

Gestion des flux de courriers et de signatures des parapheurs préfecture et DDI.

Mise à la signature des documents émanant des DDI et de la DREAL.

Suivi de la préparation des dossiers SG (et préfet en cas d’absence du secrétaire particulier) ; relance des services en tant que de besoin et transmission par voie dématérialisée à la SG et au préfet.

Suivi du budget de fonctionnement des résidences de la secrétaire générale et du directeur de cabinet, de leurs dépenses de représentation.

Procédure de validation des congés des personnels de résidence et des directeurs.

Suivi des soins psychiatriques sur demande du représentant de l’État (SDRE) en liaison avec l’ARS BFC.

Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d'invitations, plans de table, cavaliers, menus…)

Votre environnement professionnel

• Activités du service

Secrétariat du Corps préfectoral

• Composition et effectifs du service

lPool secrétariat corps préfectoral (2 agents)

• Liaisons hiérarchiques

Relation avec la secrétaire générale et le directeur de cabinet

• Liaisons fonctionnelles

L'assistante particulière est en relation directe avec les membres du corps préfectoral, les élus, les directeurs des services de la préfecture et déconcentrés, ainsi qu’avec les personnels des résidences.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Indemnité de sujétion particulière "secrétariat de corps préfectoral", compte tenu des horaires imposés.

Connaissances techniques

- Avoir des compétences budgétaires et comptables

- Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire

- Savoir s'organiser

- Savoir analyser

- Savoir négocier

- Savoir rédiger

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines

- Savoir s'adapter

- Savoir accueillir

- Savoir communiquer

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.