Vos activités principales :

Vous assurez les missions dévolues au secrétariat particulier du Secrétaire Général : 

• Accueil téléphonique et gestion des appels, 

• Gestion des agendas, 

• Organisation des audiences, des déplacements et de certaines réunions du secrétaire général, 

• Gestion des flux de courriers et de signatures des parapheurs préfecture et DDI, 

• Mise à la signature des documents émanant des DDI et de la DREAL. 

Vous pouvez être amené(e) à assurer la gestion de l’agenda et des appels téléphoniques de M. le Préfet en l’absence de son secrétariat particulier. 

Vous assurez par ailleurs le suivi de la préparation des dossiers pour le Secrétaire Général, et relancer les services en tant que de besoin. 

Vous assurez le suivi du budget de fonctionnement de la résidence du secrétaire général, et ses dépenses de représentation. 

En outre, vous intervenez dans la procédure de validation des congés des personnels de résidence et des directeurs. 

Vous pouvez être amené(e) à participer à l’organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d'invitations, plans de table, cavaliers, menus…) 

Vous assurez vos missions dans le respect du label qualité en vigueur.

Votre environnement professionnel :

Le département du Jura est situé dans la Région Bourgogne Franche Comté, il est composé de 3 arrondissements (Lons le Saunier, Dole et Saint-Claude). 

Le Jura est un territoire partagé entre plaine et moyenne montagne, marqué par un contraste entre le Haut Jura, les plateaux jurassiens et à moindre altitude le vignoble et la plaine bressane, où est située Lons le Saunier. Lons le Saunier est situé à 1h de Bourg en Bresse, à 1h30 de Lyon, Dijon et Besançon et à 3h15 de Paris (en train). 

• Activités du service 

Secrétariat particulier 

• Composition et effectifs du service 

1 agent 

• Liaisons hiérarchiques 

Secrétaire Général 

• Liaisons fonctionnelles 

L’assistant(e) du Secrétaire Général est en relation directe avec les membres du corps préfectoral, les directeurs départementaux interministériels, les responsables d’unité territoriale, les agents de la préfecture et le responsable de la résidence.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives : Possibilité d’évolution de postes, accompagnement pour la préparation aux concours de la fonction publique
d’État.

Vous avez la capacité à assurer l’accueil et la gestion administrative avec rigueur, à organiser les agendas et les documents, à rédiger et communiquer efficacement, tout en faisant preuve de discrétion, d’un excellent sens de l’organisation, d’adaptabilité et de qualités relationnelles.

Environnement de travail : 

Participation à la restauration (coupons restaurants, restaurant municipal, restaurant conseil départemental). 

Transports : parking du personnel, prise en charge partielle possible des frais de transport en commun, forfait mobilité durable. Régime horaire flexible avec plage fixe (9h-11h30 / 14h-16h15) et plages variables (7h30-9h / 11h30-14h). 

Volume horaire : 38h ou 38h30 hebdomadaire, avec récupération horaire. Droits au congés annuels et RTT acquis dès la prise de poste. 

Nature de l’emploi 

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels. 

Contrat initial de 3 mois, avec évolution possible sur un contrat pérenne. Accompagnement possible pour l’intégration de la fonction publique.

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels. Le recrutement d'un contractuel est fondé sur l'article L.332-2-2° du code général de la fonction publique de l'État.