Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non

Vos activités principales : 

Vos activités principales :

- appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;

- gestion de la base des contacts ;

- tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ;

- gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;

- gestion des déplacements du directeur de cabinet, du directeur adjoint de cabinet et de la cheffe de cabinet

- gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement)  ;

- saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ;

- constitution et suivi de dossiers thématiques ;

- classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).      

Votre environnement professionnel :

• Activités du service :

Le service de la représentation de l’Etat comprend :

-           le bureau du protocole et des déplacements ;

-           le bureau des décorations et de l’intendance.
-           le secrétariat mutualisé du cabinet

· Composition et effectifs du service
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 29 agents.

· Liaisons hiérarchiques
chef de service - cheffe de cabinet, directeur adjoint et directeur de cabinet (préfet)

· Liaisons fonctionnelles
Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Horaires décalés

Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie

Qui contacter ?

- M. Alexandre DIE, chef du service de la représentation de l’État -
alexandre.die@paris.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique
à acquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Savoir rédiger
niveau pratique
requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis

savoir accueillir niveau maîtrise requis

savoir s'adapter
niveau pratique
requis

savoir communiquer
niveau maîtrise
requis

Conditions de travail : Horaires décalés
Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie

Vos perspectives : Évolution dans le domaine fonctionnel.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative :

Préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris
Accès : métro ligne 8 – station Lourmel ou Balard
RER C – arrêt Pont du Garigliano

La préfecture de région dispose d’un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo.

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)