Assistant(e) de direction de l’autorité préfectorale (Préfet –
directeur des services du cabinet)

GROUPE RIFSEEP: 1

Votre environnement professionnel 

Activités du service 

Assurer les fonctions de secrétariat particulier de Monsieur le préfet et du Directeur de Cabinet et en cas de suppléance, celui du Secrétariat général.

Composition et effectifs du service 

Le pôle secrétariat particulier est composé de deux agents de catégorie B, vous compris

Liaisons hiérarchiques 

Monsieur le Directeur des services de Cabinet, Monsieur le Préfet, Madame la Secrétaire générale

Liaisons fonctionnelles 

Liens avec l’ensemble des services de la préfecture et de l’État dans le département, plus particulièrement travail quotidien travail quotidien le service de communication, l’huissier et le service coordination interministérielle de la préfecture. Contacts avec les secrétariats des autres services.

Directement rattaché au corps préfectoral, vos missions principales sont : 

1 / Secrétariat / Agenda : 

• Gestion des agendas, organisation des réunions et des déplacements du Préfet et du Directeur de cabinet ;
• Planification, organisation et suivi des invitations (CSA Police, réunion de sécurité ; réunion de service...) ;
• Elaboration des plans de tables, chevalets et menus des repas à la résidence ;
• Accueil téléphonique ;
• Gestion du tableau des permanences du corps préfectoral et du permanencier ;
• Collaboration étroite avec les autres assistantes (Préfet, SG, SGA) et remplacement en cas d’absence ;
• Participation aux réunions agenda du Préfet et aux réunions hebdomadaires du Cabinet ;
• Organisation des bilatérales avec les FSI (DMD, SDIS) et les chefs de service ;
• Mise à jour du tableau des coordonnées des partenaires.

2 / Dossiers / Évènements : 

• Constitution des dossiers intéressant le corps préfectoral ;
• Saisie de notes et rapports sur demande de l'autorité ; suivi et envoi de la synthèse hebdomadaire des préfets ;
• Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées ;
• Organisation et gestion des invitations de la réception du 14 juilet. Organisation des moments de convivialité du Cabinet.

3 / gestion des moyens : 

• Suivi du centre de coût Cabinet ;
• Gestion des fournitures ;
• Commandes des gerbes pour les cérémonies officielles.

Vous exercez vos missions journalières sur la base théorique de l’horaire habituel des personnels de la préfecture, à savoir 38 heures ou 38h30 hebdomadaire ; 

Poste assujetti aux heures supplémentaires ; 

Le poste requiert en outre des capacités d’adaptation, de réactivité, de grande disponibilité, rigueur et discrétion. 

Il vous est proposé de participer aux roulements d’astreinte de la préfecture, si souhaité.

Connaissances techniques:

Avoir des compétences en informatique - bureautique
/ niveau maîtrise - requis

Connaître l’environnement professionnel
(Administration)
/ niveau maîtrise - requis

Savoir-Faire

Savoir rédiger – prise de notes
/ niveau maîtrise - requis

Savoir s’organiser
/ niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir
/ niveau expert - requis

Savoir-Etre

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

Savoir s’adapter
/ niveau maîtrise - requis

Titre III du livre III du Code général de la fonction publique

2° de l'article L332-2