Assistant(e) de direction

Vos activités principales :

Au sein du pôle coordination et affaires générales, l’assistant(e) de direction assure au quotidien les missions suivantes :

- au titre du soutien aux activités quotidiennes d’assistanat de direction :

accueil physique et téléphonique, filtrage des communications, orientation des demandes,
gestion des courriers, mails (boîtes fonctionnelles),
gestion des documents numériques et physiques (plan de classement informatique, archivage),
organisation matérielle de réunions (réservation de salles ou autres moyens matériels, de type visioconférence).

 Ces missions sont exercées au profit de la secrétaire générale adjointe du SGAMI Ouest et de 3 autres directions.

 - au titre de missions administratives du pôle :

instruction des médailles d’honneur de la police nationale (saisies de la candidature dans le système d’information, contrôle des critères d’attribution en termes de durée de services, édition de diplômes et autres actes),
rédaction de courriers administratifs,
gestion des stocks de fourniture,
appui aux missions transversales du pôle

 En l’absence de l’assistante de direction experte, l’assistant(e) de direction est également amenée à :

 - apporter un appui administratif et logistique à la secrétaire générale adjointe :

Gestion de l’agenda :

Organisation des réunions et déplacements
préparation des dossiers (collecte des éléments en amont auprès des services, constitution de dossiers).

L’ensemble de ces missions s’exercent sur le pilotage de l’assistante de direction experte, et la hiérarchie de la cheffe du pôle coordination et affaires générales.

Composition et effectifs du service :

Le pôle coordination est composé de trois agents : 1 cheffe de pôle et deux assistant(e)s de direction

Liaisons hiérarchiques :

- N+1 :cheffe du pôle coordination et affaires générales

- N+2 : directrice de la stratégie et du pilotage

- La secrétaire générale adjointe

- Le préfet délégué pour la défense et la sécurité Ouest

Liaisons fonctionnelles :

Directions du SGAMI, ensemble des services de police de la zone, régions de gendarmerie, services de la préfecture de la zone de défense Ouest

Localisation administrative et géographique / Affectation :

SGAMI Ouest – 28 rue de la Pilate – 35136 St-Jacques-de-la-Lande

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politique : niveau pratique - requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

Savoir d'adapter : niveau maîtrise - requis

Faire preuve de rigueur et méthode : niveau expert - requis

Faire preuve de discrétion et de réserve : niveau expert - requis

Durée attendue sur le poste : 12 mois

Date limite de candidature : lundi 21 avril 2025

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Nous recherchons un(e) candidat(e) possédant une formation bureautique et présentant

- un sens avéré de l’organisation,

- des capacités d’adaptation,

- une aptitude au travail en équipe et à la polyvalence

 
Profit débutant accepté

Poste soumis aux exigences de discrétion, de bonne présentation et de respect absolu de la confidentialité des dossiers traités.

Qui contacter :

- cheffe du pôle coordination et affaires générales : 02 99 87 11 03

- boîte courriel : sgami-ouest-cellule-interne@interieur.gouv.fr

Listes de pièce à fournir : CV et lettre de motivation

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :  Assistant(e) de direction/ ADM005A

Domaine(s) fonctionnel(s) : Administration générale

Votre environnement professionnel :

La préfecture de zone SGAMI Ouest est une structure du ministère de l’Intérieur et des Outre-mer. En son sein, les services du SGAMI Ouest assurent les fonctions de soutiens administratif, budgétaire, logistique, numérique et immobilier au bénéfice des forces de sécurité et de l’administration territoriale de l’État. Sa compétence territoriale s’étend à 4 régions : Bretagne, Normandie, Pays de la Loire, Centre-Val de Loire, soit 20 départements.

Le SGAMI est organisé en 6 directions. Il regroupe environ 900 personnes de tous grades et statuts différents sur plusieurs sites.

Activités du service :

La direction de la stratégie et du pilotage (34 agents) est composée de 4 entités :

le pôle coordination et affaires générales : il assure des missions de coordination de l'activité des directions métiers placées sous l'autorité de la secrétaire générale adjointe et de gestion de dossiers transversaux,réservés ou protocolaires,
le bureau des affaires intérieures : il assure la coordination des moyens budgétaires et matériels nécessaires au fonctionnement du service
le bureau du pilotage : il appuie la gouvernance du SGAMI dans le pilotage de la performance et des moyens de la structure
et la cellule communication : elle déploie la stratégie de communication de la préfecture de zone SGAMI Ouest (communication institutionnelle, communication digitale, communication de marque, événementiel).

Fondement juridique : Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2