GROUPE RIFSEEP 1

Activités principales :

Assurer le secrétariat de la direction :

- Accueil téléphonique et physique

- Tenue de l’agenda

- Organisation/planification des réunions et des visio-conférences – aide à la constitution des dossiers liés aux réunions

- Rédaction des comptes-rendus des réunions de service

- Gestion et vérification des parapheurs et des e-parapheurs

- Suivi des indicateurs qualité et des indicateurs liés à la mise en œuvre du contrat de service

- Suivi du budget SGCD

- Mise à jour des organigrammes

- Réalisation de tableaux de gestion

-Renfort pour toutes affaires réservées auprès de la directrice, pouvant entraîner des déplacements hors sites préfecture

Assurer la gestion RH des contractuel_les occasionnels de l’ensemble des ministères (ministères de l’agriculture, de l’intérieur, de la transition écologique, ministères sociaux) dans le respect des procédures propres à chacun des ministères :

- publication des annonces sur pôle emploi
- recherche de CV sur la CVthèque de pôle emploi si nécessaire
- suivi des candidatures
- instruction des dossiers préalables au recrutement
- préparation des contrats
- suivi des événements pendant la durée du contrat (congés, maladie…)
- établissement des certificats de travail, des attestations pôle emploi, de l’instruction de l’éventuelle indemnité de fin de contrat
- gestion des tableaux de suivi

Assurer la suppléance sur les fonctions accueil et secrétariat en cas de besoin sur les structures du ressort du SGCD (Préfectures et DDI)

Activités du service :

Le secrétariat général commun a pour objectif :

- d’assurer la fonction financière de l’État (élaboration, suivi, exécution budgétaire et comptable, aide au pilotage financier) pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDI)

- assurer la fonction RH pour le compte de la préfecture et des DDI

-assurer la gestion immobilière

- assurer les conditions de fonctionnement des services de la préfecture et des DDI, y compris concernant les équipement informatiques et de communication

 Composition et effectifs du service
65 agents

Liaisons hiérarchiques
Rattaché à la directrice du Secrétariat Général Commun

Liaisons fonctionnelles
Secrétariat des DDI

Chefs de services

Chefs de service et de bureaux du Secrétariat Général Commun

secrétariat du corps préfectoral Corps Préfectoral – services de l’État

Code(s) fiche de l’emploi-type :
Assistante de direction - ADM005A

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Contraintes horaires (très forte disponibilité nécessaire)

Discrétion - Polyvalence – Réactivité

Peu de télétravail possible en raison des spécificités du poste et de l’amplitude de travail irrégulière possible

 Compétences requises sur le poste :

Connaissances techniques :

- Connaitre l'environnement professionnel : niveau expert requis

- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maitrise requis

- Avoir des compétences budgétaire et comptable : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

- Savoir appliquer la réglementation : niveau pratique requis

- Savoir travailler en équipe : niveau expert requis

- Savoir analyser : niveau pratique requis

- Savoir s'organiser : niveau expert requis

- Savoir rédiger : niveau pratique requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

- Savoir s'adapter : niveau maitrise requis

- Savoir communiquer  : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative :

Localisation administrative et géographique / Affectation

SGCD de l’Oise - service direction

Préfecture de l’Oise

1, Place de la préfecture – 60 000 Beauvais

Qui contacter :

Qui contacter :

Mme Nathalie HASSINI, directrice du SGCD

nathalie.hassini@oise.gouv.fr

Mme Cathy Pezet – responsable des ressources humaines du SGCD

cathy.pezet@oise.gouv.fr

Pour les questions relatives à la procédure de mobilité et au recrutement :

- Cathy PEZET, responsable des ressources humaines / Tél : 03 44 06 10 21

- Florence LAKO, adjointe à la responsable des ressources humaines / Tél : 03 44 06 12 38

Courriels : cathy.pezet@oise.gouv.fr / florence.lako@oise.gouv.fr / sgc-rh-recrutement@oise.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 25/11/2024

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

Formulaire unique de mobilité http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf (pdf modifiable) et son annexe http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Annexe_formulaire_mobilit%C3%A9_ATE_VF-1.docx

L'envoi d'une lettre de motivation et d'un CV est obligatoire.

Fondé sur l'article L332-2-2° du code général de la fonction publique de l'Etat