Assistante ou Assistant de la sous-préfète

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Véritable assistant de direction, le ou la titulaire du poste à la charge :

- de la gestion de l’agenda (réunions, rendez-vous, visites….), des communications téléphoniques de la sous-préfète, de l’organisation des réunions,

-de la rédaction de courriers et courriels pour les sous-préfètes (réponses aux sollicitations et invitations),

- de la préparation des dossiers de la sous-préfète en collaboration avec les services concernés pour les réunions, visites et entretiens,

- des fournitures (gestion de stock et commandes),

- du suivi du budget de la sous-préfecture (résidence et locaux administratifs) par CHORUS-FORMULAIRES et Cartes d’achat, de l’enregistrement des commandes et factures,

- de la mise à jour des annuaires et listes diverses,

- de l’accueil des rendez-vous de la sous-préfète

- du suivi des dossiers de la commission de coordination des actions de prévention des expulsions (11 commissions par an) et de l’application EXPLOC,

- des applications Maarch (courrier réservé) en appui du Secrétaire Général, CHORUS-DT (frais de déplacements).

- de la suppléance de l’accueil de la sous-préfecture (pendant les congés de l’agent en charge de l’accueil),

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le secrétariat du Sous-préfet est chargé de l’organisation matérielle de son activité,

Composition et effectifs du service

La secrétaire générale ;

3 agents chargés de l’ingénierie territoriale (conseils aux collectivités, suivi des entreprises, de l’emploi et de l’économie, dotations de l’État, mission départementale : France Services, CRTE, PVD) ;

1 agent chargé de l’administration générale, de la prévention et de la gestion des crises et de l’accueil;

1 agent assistante du Sous-préfet ;

1 agent assurant le poste du pôle technique / chauffeur

2 chargés de projets villages d’avenir (site : Préfecture)

Liaisons hiérarchiques

La sous-préfète,

La secrétaire générale de la sous-préfecture,

Liaisons fonctionnelles
Préfecture (notamment secrétaires du corps préfectoral, cabinet, SGCD – RH)

Services de l’État (FSI, DDT, DREAL, STAP (ABF), DDETSPP, ARS)

Élus – communes – EPCI

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Horaires de secrétariat, disponibilité, grande discrétion

Qui contacter ?

Mme la Sous-préfète : 02 33 80 61 71 (secrétariat)

La secrétaire générale de la sous-préfecture : 02 33 80 61 75

Le SGCD RH (référent de proximité RH) : M. Roux : 02 14 17 83 52

Connaissances techniques

Avoir des compétences juridiques

niveau initié à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtrise requis

Savoir-faire

Avoir l'esprit de synthèse

niveau maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse

niveau pratique requis

Savoir gérer un projet

niveau pratique requis

Savoir-être

savoir communiquer

niveau pratique requis

savoir s'exprimer oralement

niveau pratique requis

savoir s'adapter

niveau pratique requis

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’enrichir son parcours professionnel en matière de secrétariat, de gestion budgétaire, de connaissances juridiques et de développer son sens de l’organisation et de l’accueil afin notamment d’évoluer vers d’autres métiers du domaine fonctionnel « Administration générale ».

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ADM05

Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non.

Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État).