Groupe RIFSEEP : 2

En lien avec la cheffe du service de la correspondance et son adjointe, le/la chargé(e) de mission a pour mission d’organiser et de piloter la « mission vœux », au profit du ministre de l’Intérieur et du/des ministres pouvant lui être rattachés.

 En fin d’année, le ministre d’État, ministre de l’Intérieur et le ministre auprès du ministre d’État, ministre de l’Intérieur adressent leurs vœux à de nombreuses personnalités. Pour assurer le traitement de cette mission, une « cellule vœux » composée d’agents du service de la correspondance ( gestionnaires et rédacteurs) est constituée. Le / la chargé(e) de mission est responsable de cette cellule et veille à organiser le travail à effectuer, selon les priorités qui auront été fixées. Des vœux sont aussi à adresser en retour à des personnes qui ont souhaité adresser une carte de vœux aux ministres.

 En plus de la supervision des membres de la cellule (4 à 5 agents de catégories B et C), le/la chargée de mission devra :

 - veiller à la mise à jour, en lien avec la cheffe du service de la correspondance et son adjointe, des listes des    destinataires validées par les chefs de cabinets et les conseillers des ministres

- suivre la bonne tenue de la « base vœux », applicatif dédié (mise à jour, traitement des doublons, éditions des étiquettes…)

- assurer le suivi de la mise en parapheurs des cartes de vœux puis de leur transmission au cabinet du ministre selon le calendrier souhaité par le cabinet

- assurer la gestion des remerciements et des vœux croisés, pour lecture du ministre

- suivre les expéditions

- tenir un bilan statistiques de l’activité.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétion

Rigueur, adaptabilité et réactivité.

L’intérêt du poste réside dans la qualité des interlocuteurs et la nécessaire adaptabilité liée au travail auprès d'un cabinet ministériel. Découverte d’un cabinet ministériel et de son fonctionnement.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis

Avoir des compétences juridiques : niveau pratique requis

Savoir-faire

Savoir manager : niveau maîtrise à acquérir

Savoir analyser : niveau maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Savoir communiquer : niveau maîtrise requis

Composition et effectifs du service

Le service de la correspondance est composé de 66 agents dont la cheffe de service, attachée principale, et son adjointe, attachée principale, 5 attachés, 27 secrétaires administratifs et 31 adjoints administratifs.

Liaisons hiérarchiques

La cheffe du service de la correspondance, l’adjoint à la cheffe du BDC et la cheffe du bureau des cabinets

 Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des conseillers du ministre, les directions du ministère, les préfectures, les bureaux du cabinet des autres ministères

Vos perspectives

Poursuivre des missions en cabinet ministériel

Durée attendue sur le poste : 3 mois

Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type : ADM001A

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique (Fondement 2° de l’article 4 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984).