Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Le titulaire du poste est chargé de l’enregistrement des courriers, de leur numérisation, de la constitution des parapheurs présentés à la signature du ministre, des directeurs ou du chef de cabinet voire des conseillers techniques, de l’expédition des accusés de réception et des réponses aux courriers, du traitement de certains dossiers (accusés de réception, bordereaux d’envoi), d’opérations de publipostage ainsi que de l’accueil téléphonique.

La caractéristique première de ce poste est la grande diversité des tâches à accomplir du fait d'une nécessaire polyvalence dans le service : soutien des autres sections du service de la correspondance, intérim du secrétariat de la chefferie du bureau du cabinet.

D'autres missions pourraient être ajoutées selon les besoins du service.

Il convient donc à un agent appréciant particulièrement le travail en équipe et la diversité des tâches administratives.

Votre environnement professionnel

Le bureau des cabinets :

- gère la logistique, le protocole et  l’événementiel ;

- prépare et assure le suivi budgétaire des cabinets et du bureau des cabinets ;

- a en charge la sécurité des réseaux pour le compte des cabinets et du bureau des cabinets (rôle de RSSI) et  gère la maintenance du parc informatique ;

- suit l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;

- prépare les promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la médaille de la sécurité intérieure ;

- gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres ;

- pilote le courrier central, bureau de poste des services centraux du ministère, en liaison avec la Poste ;

- assure une analyse fine du courrier avant enregistrement et traitement par les membres des cabinets ou par les sections de la correspondance ;

- chargé de la pré-gestion RH des personnels du bureau des cabinets, des membres du cabinet du ministre de l’intérieur, et le cas échéant, du ou des cabinets rattachés (soit environ 300 agents).

Composition et effectifs du service :

La section fait partie du service de la correspondance, composé de 66 agents dont la cheffe de service, attachée principale, et son adjointe, attachée principale, 5 attachés, 27 secrétaires administratifs et 31 adjoints administratifs

Liaisons hiérarchiques :

Cheffe de la section de la correspondance des élus et des ministres, attachée
Adjointe à la cheffe de la section de la correspondance des élus et des ministres, attachée
Adjointe à la cheffe du service de la correspondance, attachée principale
Cheffe du service de la correspondance, attachée principale 

Liaisons fonctionnelles :

Les autres sections du BDC, les directions, les préfectures, les secrétariats du cabinet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Rigueur, polyvalence, adaptabilité et réactivité

Contraintes : une permanence tournante est assurée quotidiennement jusqu'à 18h30 par l'équipe des rédacteurs du bureau des cabinets.

Le télétravail est possible sous réserve des nécessités de service.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/annexe_I_-_Formulaire_de_demande_de_mobilit%C3%A9.docx

Vos compétences principales mises en œuvre

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis

Connaître l'environnement professionnel niveau pratique requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Savoir s'adapter: niveau maîtrise requis

Savoir accueillir: niveau pratique requis

Savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis

Vos perspectives :

Ce poste constitue une bonne préparation pour les agents qui souhaitent présenter le concours de secrétaire administratif.

Localisation administrative :

Bureau des Cabinets - Place Beauvau 75008 PARIS

Emploi fonctionnel :

AFFAIRES GÉNÉRALES

Autre domaine fonctionnel :

Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :

Assistant d’administration générale/ ADM004A

Fondement 2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique (anciennement 2° de l’article 4 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984)