Vos activités principales

Votre action intervient sur le périmètre « relation et service aux usagers » qui comporte plusieurs domaines d’intervention : le courrier, l’accueil téléphonique et l’accueil physique.

Vous évoluerez au sein d’une équipe composée de 4 gestionnaires (Catégorie C) et participerez, par roulement, aux missions des 3 pôles (courrier, accueil et standard).

Vous assurerez également en lien avec le Gestionnaire référent relation aux usagers, une veille sur les différentes procédures spécifiques au Pôle Usagers et contribuerez à la continuité du service et au maintien des labellisations Qual-e Pref, Service public +, Qualit-ATE

Soutiens ponctuels à l’unité logistique en cas d’évènements d’importance, de crise ou de difficultés particulières (à l’exclusion des travaux de premières interventions)

Missions  : gestionnaire courrier

• Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier et des mises à la signature par les services déconcentrés
• Trier et affecter les courriers « ordinaire », « simple » et « réservé »
• Traiter et affecter les recommandés à l’arrivée
• Affranchir le courrier
• Saisir le courrier « réservé » et « simple » dans l’application dédiée
• Recevoir les actes des collectivités locales (mention de dépôt et retour aux collectivités)
• Vérification de la forme et publication actes administratifs sur le logiciel RAA (Recueil des actes administratifs)
• Orienter les messages reçus sur l’application télérecours et les messageries institutionnelles

Missions : agent d’accueil et d’information

Participer à l’accueil général du public au niveau du centre administratif Foch, et le cas échéant, apporter un soutien à l’accueil du public, au standard et pour le courrier au centre administratif de Bourran
Connaître les mission du Point d’accueil numérique et des services gestionnaires des titres afin de participer à la bonne orientation des usagers

Missions : standardiste

Accueillir et orienter les usagers du conseil départemental et de la préfecture de l’Aveyron et des DDI, en cohérence avec les informations du Serveur vocal interactif
Effectuer une veille opérationnelle (surveillance des dispositifs de communication et d’alerte notamment)
Tenir à jour la documentation nécessaire au bon fonctionnement du standard

Activités ponctuelles de soutien

Livraison des journaux à la Préfecture sur demande de l’unité logistique

Activités du service

Le service logistique assure :

l'accueil physique et téléphonique des usagers, la gestion du courrier ;
les achats de fournitures et de mobilier, la gestion des stocks, la coordination et le suivi de l'archivage ;
la gestion des parcs automobile des DDI ;
les interventions logistiques de premier niveau, la préparation des réceptions, la gestion des badges d’accès.
Il dispose d'équipes sur 2 sites (Centre Administratif Foch et Bourran)

GROUPE RIFSSEP : 1

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Traitement quotidien et en temps réel du courrier
• Respect des délais et réactivité
• Continuité de service à assurer
• Travail en équipe
• Astreinte standard, roulement établi par semestre avec les membres de l’astreinte

Le poste bénéficie d’une NBI à hauteur de 10 points.

Vos compétences principales mises en œuvre:

1/ Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise : requis
• Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise : requis

2/ Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise : requis
• Savoir Analyser - niveau maîtrise : requis
• Savoir s'organiser - niveau maîtrise : requis

3/ Savoir-être :

• Savoir s'adapter - niveau maîtrise : requis
• Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise : requis
• Savoir communiquer - niveau maîtrise : requis

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun départemental de l'Aveyron (SGCD), service déconcentré à vocation interministérielle, exerce ses missions au bénéfice des services de la préfecture de l’Aveyron et des deux directions départementales interministérielle (DDETSPP et DDT).
Il assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques sociales au bénéfice de la préfecture et des directions départementales interministérielles.
Un contrat de service précise les relations entre le SGCD et les structures bénéficiaires et les modalités de fonctionnement du SGCD.
Il comporte 4 services :
- le service interministériel départemental des systèmes d’information et de communication,
- le service en charge des ressources humaines et de l'action sociale,
- le service en charge des finances et de l'immobilier,
- le service en charge de la logistique.

Liaisons hiérarchiques
Sous l’autorité de la Cheffe de service, adjoint au chef de service, du référent du pôle relation aux usagers

Liaisons fonctionnelles
Agents et cadres du SCGD, agents des DDI, de la Préfecture et des Sous-préfectures

Tous chefs de service et agents des 3 structures

Article L332-2 du code général de la fonction publique (en l'absence de candidature d'agent fonctionnaire ayant une expertise / expérience adaptée)