Vos activités principales

Agent d’accueil polyvalent de la préfecture :

En rotation sur les postes d’accueil général et de standardistes

Standard :
accueillir et orienter les appels téléphoniques : mettre en relation avec les services de la préfecture et assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge des usagers (agent occupé, interlocuteur absent) ;
traiter les demandes de renseignements, recherche de coordonnées ;
aider les usagers pour des formalités diverses (accompagnement Internet) ;
exploiter et mettre à jour un fond d'informations informatisé et varié sur l'organisation de la préfecture et, le cas échéant, des DDI (notamment annuaire et mise à jour intranet).

Accueil général :
accueillir et orienter les usagers se présentant à la préfecture
traiter les demandes de renseignements
accompagner les usagers dans leurs démarches administratives sur les sites du service publique dédiés
Accueil en directions départementales interministérielles (DDI) (10mn à pied de la Préfecture) et référent logistique de proximité au profit de la structure

Achats / logistique de proximité :
assurer, en lien avec le gestionnaire de proximité, les commandes de fournitures de bureau de la préfecture : recensement des besoins une fois par trimestre, pré-commande, réception et distribution ;
Courrier :

 Participe à la navette courrier inter sites en renfort de la cellule courrier en alternance avec les collègues du pôles

 Assurer les tâches dévolus au bureau courrier en l’absence de l’agent en charge habituellement, et quotidiennement à l’enregistrement des recommandés, et d’une partie des courriers réservés sur maarch pour maintien des compétences et de l’aisance sur le logiciel.

Votre environnement professionnel
• Activités du service
Service interministériel, au bénéfice des administrations territoriales de l’État, le Secrétariat général commun départemental (SGCD) de la Charente assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières et logistiques, de numériques, de ressources humaines, de relations avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents des entités contractantes.

Placé sous l’autorité d’une directrice, le Secrétariat général commun est composé de trois entités :
1. le service ressources humaines,
2. le service financier et immobilier,
3. le service numérique

• Composition et effectifs du service
Le pôle accueil et soutien est composé :
1 responsable de pôle
6 agents d’accueil polyvalents
Points accueil numérique : 1 service civique
1 gestionnaire de ressources

• Liaisons hiérarchiques
La responsable du pôle accueil et soutien du SGC
La cheffe du service financier et immobilier du SGC
Le directeur du SGC

• Liaisons fonctionnelles
Agents des directions de la préfecture, Cabinet du préfet, autres pôles du SGCD, directions départementales interministérielles, fournisseurs

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

L’activité requiert une grande capacité d’adaptation à la polyvalence du fait des changements réguliers d’environnement d’exercice (Préfecture et DDI) et des déplacements fréquents d’un site à l’autre.

L'activité est soumise à des contraintes horaires:
- standard : horaires en 2 cycles :
> 7h45 – 16h15
> 10h30 – 19h00
- accueil général : 08h30 – 12h30 / après-midi activité au standard ou sur des tâches administratives liés à l’activité du pôle
- astreintes soirs et week-ends (1 semaine sur 6), possible activation du centre opérationnel départemental (COD).
Vous disposez d'un poste de travail équipé sur PC ainsi que divers moyens de transmission.

L’activité s’exerce pleinement dans un cadre interministériel et transversal
Discrétion et respect de la confidentialité des informations dont l’agent aura à connaître dans ses activités exigés.

Application des critères Qual-e-ATE
Poste non télétravaillable

Qui contacter :

Alexia BERTRAND, cheffe du service financier et immobilier, alexia.bertrand@charente.gouv.fr

Dominique LEBOURGEOIS, adjointe à la cheffe de service, dominique.lebourgeois@charente.gouv.fr

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel interministériel / niveau maîtrise - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique (outil RESCOM) / niveau pratique - à acquérir

Avoir des connaissances en matière de gestion des conflits
niveau maitrise – requis

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Les missions de l’agent polyvalent pourront être amenées à évoluer afin de répondre aux éventuelles Réorganisations des services, procédures et missions de la Préfecture et des DDI.

Evolution possible au sein de l’administration territoriale d’Etat

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)